SGI – Sistema De Gestão Integrada: Saiba Como Implementar

Nos dias de hoje, as empresas estão cada vez mais buscando a excelência em seus processos e a adoção de práticas sustentáveis e eficientes. Nesse contexto, o Sistema de Gestão Integrada (SGI) surge como uma abordagem abrangente e inovadora para auxiliar as organizações na coordenação e controle de suas atividades. 

Neste artigo, exploraremos em detalhes o conceito da solução, suas principais vantagens e os passos necessários para sua implementação bem-sucedida. Boa leitura! 

O Que É SGI – Sistema De Gestão Integrada?

O Sistema De Gestão Integrada (SGI) é uma solução que visa integrar e gerenciar áreas específicas da operação da organização. 

Ele engloba diversos aspectos relacionados à gestão empresarial, como qualidade, meio ambiente, saúde e segurança ocupacional, responsabilidade social, energia, entre outros. 

Por meio do SGI, todas essas áreas são integradas em um único sistema, proporcionando uma abordagem holística e coordenada para a gestão dos processos e recursos organizacionais.

Quais Os Principais Objetivos Do SGI?

Confira quais os principais objetivos do SGI:

Integração Dos Sistemas De Gestão

O SGI visa unificar os diferentes sistemas de gestão presentes em uma organização, como qualidade, meio ambiente, saúde e segurança ocupacional, responsabilidade social, energia, entre outros. 

Ele busca criar uma estrutura comum que permita a coordenação e a sinergia entre essas ferramentas, evitando a duplicação de esforços e promovendo uma abordagem holística para a gestão organizacional.

Otimização Dos Processos

Um dos objetivos-chave do SGI é a busca pela melhoria contínua e pela eficiência dos processos empresariais. 

Ao integrar os sistemas de gestão, a organização identifica sinergias, elimina redundâncias e padroniza procedimentos, resultando em processos mais eficientes, redução de custos operacionais e melhor aproveitamento dos recursos.

Cumprimento De Requisitos Legais E Normativos

Ele também visa garantir que a organização esteja em conformidade com os requisitos legais, regulamentares e normativos aplicáveis aos diferentes sistemas de gestão abrangidos. Isso inclui leis ambientais, regulamentos de saúde e segurança ocupacional, normas de qualidade, entre outros. 

O SGI auxilia a empresa na identificação, interpretação e implementação desses requisitos, garantindo que todas as obrigações sejam cumpridas de forma eficaz.

Melhoria Do Desempenho E Da Imagem Da Organização

Outro objetivo é promover a excelência operacional e a busca por altos padrões de qualidade, sustentabilidade e responsabilidade social. 

Ao implementar um SGI eficaz, a organização melhora seu desempenho em áreas-chave e fortalece sua imagem perante os stakeholders, como clientes, fornecedores, investidores e a sociedade em geral. Isso pode gerar uma vantagem competitiva, uma reputação positiva e maior confiança por parte dos envolvidos.

Gestão De Riscos E Oportunidades

Ele também busca identificar, avaliar e gerenciar os riscos e oportunidades associados aos diferentes sistemas de gestão. 

Com o recurso, a organização pode adotar medidas preventivas, mitigar riscos e capitalizar oportunidades de melhoria. Além disso, o SGI contribui para a redução de acidentes, danos ao meio ambiente, não conformidades e crises. 

Qual A Diferença Entre SGI e ERP? 

SGI (Sistema de Gestão Integrada) e ERP (Enterprise Resource Planning) são termos relacionados à gestão empresarial, mas eles se referem a conceitos diferentes.

Enquanto o SGI é uma abordagem de gestão que visa integrar todas as áreas e processos de uma organização, o ERP é um software que automatiza e centraliza os processos empresariais. 

Embora ambos tenham o objetivo de melhorar a eficiência e o desempenho da organização, eles operam em níveis diferentes e podem ser complementares em algumas situações.

Quais As Vantagens Do SGI?

O SGI oferece algumas vantagens para as empresas. Entenda quais são elas:

Personalização

Cada empresa tem sua história, seu perfil e seu posicionamento. Por isso, simplesmente não há razão para apostar em soluções iguais para todos os negócios! 

Assim, um bom sistema integrado de gestão empresarial deve oferecer a possibilidade de se adaptar às demandas e às especificidades de uma empresa. 

E com isso não queremos nos referir apenas a seu tamanho, mas também ao seu fluxo de controles internos. Uma organização que atua no varejo, por exemplo, provavelmente não precisa de um módulo para controle de produção e matérias-primas. 

Portanto, o ideal é escolher um software que possa ser modelado de acordo com as reais necessidades do seu empreendimento, afinal, é a solução que deve se adaptar à empresa e não o contrário.

Integração

A integração é o ponto central de todo SGI. No entanto, essa integração não pode apenas reunir diversos dados de setores diferentes para exibi-los em um mesmo lugar. 

É importante que a ferramenta seja capaz de unir essas informações, fazendo com que elas conversem entre si. Os dados do seu estoque, por exemplo, devem ser acompanhados em conjunto com os referentes ao setor de vendas. 

Assim será possível detectar se a baixa quantidade de determinado produto no depósito é devido a saídas repentinas ou a uma falha no planejamento logístico que deve ser imediatamente corrigida. 

Um bom sistema de gestão integrada, aliás, deve ir além de uma integração simplesmente interna. Algumas ferramentas oferecem uma conexão mais direta com órgãos públicos, como na emissão de notas fiscais diretamente ligada à prefeitura ou à secretaria de fazenda do seu estado. Nesse caso, o valor agregado se torna infinitamente maior. 

Apresentação

Você conseguiu integrar os dados de todos os setores da empresa, desde estoque, passando por compras, vendas e chegando ao financeiro. 

Mas será que o gestor será capaz de consultar esses números de maneira fluida e intuitiva? Afinal, estamos falando de um grande volume de informações que precisam ser traduzidas pelo sistema para que se consiga fazer uma leitura confiável do cenário atual do negócio. 

Por isso, é fundamental que bons SGIs ofereçam recursos como a geração automática de relatórios e tabelas, além de gráficos dinâmicos (também conhecidos como cubos analíticos) que permitirão que o gestor faça uma melhor leitura sobre o que está acontecendo e, assim, consiga tomar decisões realmente embasadas. 

Automação

Um bom SGI deve ser muito mais que um mero compilador de dados. Ele também deve oferecer soluções práticas e seguras para agilizar determinados processos de uma empresa. 

Contratos mensais (seja com fornecedores, parceiros ou mesmo funcionários) podem ser monitorados e até mesmo renovados com softwares inteligentes. 

Da mesma forma, é possível que a solução ofereça sugestões de reposições para o estoque de maneira automatizada, baseada na análise das demandas da empresa. 

Vale lembrar que, além de ser um fator que aumenta significativamente a agilidade do negócio, processos automatizados tendem a ser mais seguros que os manuais, já que eliminam os riscos de falhas humanas. 

Monitoramento

Já falamos aqui que sistemas de gestão compilam dados de vários setores de uma empresa e os disponibilizam, de maneira fluida e legível, em uma única plataforma. O que o gestor precisa entender agora é que esses números não são compilados semanalmente ou a cada mês. 

Eles são coletados em tempo real! Assim, cada área do negócio é monitorada durante as 24 horas de cada dia, o que permite ao software fazer relatórios precisos sobre qualquer período, além de possibilitar a emissão de alertas inteligentes em momentos críticos. 

Um cliente não pagou uma parcela do contrato? O SGI alerta sobre a inadimplência no mesmo dia do vencimento. Uma ordem de serviço teve seu status alterado? Um aviso é enviado ao gestor na hora. 

Esses mesmos alertas inteligentes também valem para uma série de outros processos, que vão desde a necessidade de renovação de contratos, passando pelo monitoramento de pedidos em atraso, número de clientes que precisam ser visitados, propostas que devem ser feitas e as atividades feitas por determinado colaborador durante sua rotina de trabalho. 

Sistema Integrado De Gestão Empresarial Com Disponibilidade

Foi-se o tempo em que empresas que necessitavam de sistemas que precisavam de uma enorme infraestrutura de Tecnologia da Informação (e, portanto, uma equipe de TI permanente). 

Hoje em dia, um SGI pode ser instalado de forma local (com servidores físicos) como também podem ser acessados pela nuvem, ou seja, com o uso de uma simples conexão com a internet. 

Além da enorme redução de custos, uma solução que funciona via rede mundial de computadores também aumenta a mobilidade da equipe envolvida no processo, que pode acessar ou inserir relatórios e dados importantes usando um notebook, um tablet ou mesmo seus smartphones pessoais, a qualquer momento e de onde estiverem. Tudo isso, claro, sem abrir mão das preocupações com segurança. 

Quais Os Requisitos Para Um Sistema De Gestão Integrada? 

Para proporcionar eficiência, produtividade e tomada de decisões informadas, o SGI deve ter recursos e características específicas. Portanto, confira abaixo os requisitos essenciais para um sistema de gestão integrada bem-sucedido. 

Planejamento e Estratégia 

Um SGI requer um planejamento cuidadoso e uma estratégia bem definida. Antes de implementar o sistema, é essencial entender as necessidades e os objetivos da empresa. 

Isso envolve identificar os processos que precisam ser integrados, estabelecer metas claras e determinar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes. 

Um planejamento abrangente permitirá uma implementação suave e um alinhamento consistente com a visão geral da organização.

Integração de Processos

Um SGI eficiente requer a integração perfeita de processos em todas as áreas da empresa. Isso inclui fluxos de trabalho relacionados a vendas, estoque, compras, finanças, recursos humanos, logística e atendimento ao cliente, entre outros. 

Os processos devem ser mapeados e redesenhados para garantir a otimização e a eliminação de lacunas e redundâncias. A integração de processos permite uma comunicação fluida e um fluxo de trabalho contínuo entre as diferentes funções e departamentos da organização.

Tecnologia e Infraestrutura

Um requisito fundamental para um SGI é a infraestrutura tecnológica adequada. Para isso é necessário escolher e implementar um software de gestão integrada confiável e escalável. 

A tecnologia deve ser capaz de lidar com grandes volumes de dados, fornecer relatórios em tempo real, oferecer segurança robusta e ser facilmente personalizável para atender às necessidades específicas da empresa. 

Além disso, é importante garantir que a infraestrutura tecnológica esteja atualizada e suportada por uma equipe de TI competente. 

Conformidade Regulatória

Muitas empresas operam em setores regulamentados, e um SGI deve estar em conformidade com os requisitos legais e regulatórios aplicáveis. 

Isso pode incluir requisitos de segurança de dados, privacidade, proteção ao consumidor, conformidade contábil e outras regulamentações específicas da indústria. 

Portanto, é fundamental garantir que o SGI atenda a essas regulamentações, evitando problemas legais e garantindo a confiança dos clientes e parceiros de negócios. 

 

Quais Tipos De Empresas Que Possuem Sistema De Gestão Integrada?

Há muitas empresas que possuem sistema de gestão integrada. Confira quais são elas:

E-Commerces

Os e-commerces são negócios online que vendem produtos ou serviços pela internet. Eles lidam com uma ampla gama de operações, como gerenciamento de estoque, processamento de pedidos, logística, atendimento ao cliente, marketing e finanças. 

Um sistema de gestão integrada é fundamental para essas empresas, pois permite a automação e a coordenação eficiente de todas as atividades relacionadas ao comércio eletrônico. 

Isso inclui o gerenciamento de estoque em tempo real, o rastreamento de pedidos, a integração com fornecedores e sistemas de pagamento, a análise de dados para tomada de decisões estratégicas, entre outros aspectos. 

Fintechs

Fintechs são empresas que utilizam tecnologia para oferecer serviços financeiros inovadores. Elas abrangem áreas como pagamentos digitais, empréstimos, gerenciamento financeiro pessoal, investimentos automatizados, câmbio e muito mais. 

Devido à natureza altamente tecnológica e baseada em dados desse negócio, o SGI  desempenha um papel crucial. Ele permite a integração de múltiplas fontes de dados financeiros, o processamento seguro de transações, a conformidade com regulamentações, a análise de riscos, o gerenciamento de clientes e a geração de relatórios financeiros precisos. 

Empresas De Varejo

As empresas de varejo estão envolvidas na venda de bens e serviços diretamente aos consumidores. Elas podem operar tanto em lojas físicas quanto online. 

Um sistema de gestão integrada é vital para varejistas, pois facilita o gerenciamento eficiente de várias áreas, incluindo estoque, compras, vendas, logística, atendimento ao cliente, contabilidade e recursos humanos. 

O software permite o monitoramento em tempo real do estoque, a reposição automatizada de produtos, a análise de vendas, a gestão de preços e promoções, o processamento de pagamentos e o acompanhamento do relacionamento com os clientes. 

Qualquer ERP Serve Para Qualquer Empresa? 

Provavelmente, você já escutou a seguinte frase: “Na hora de escolher um sistema de gestão, o que mais conta é o preço de sua aquisição e manutenção, pois todos são iguais”.

Já imaginou um software pensado para uma loja de varejo de roupas, usado por uma grande montadora de carros? 

Ou um processo que poderia ser realizado com apenas um clique, consumir duas horas de seus colaboradores, pelo simples fato de você ter escolhido o ERP com as funcionalidades equivocadas para o seu negócio e segmento de atuação? É perceptível que a afirmação acima é incorreta.

A escolha de uma boa solução deve levar em conta o custo-benefício, mas seu principal critério de seleção deve ser a capacidade de atender aos processos mais importantes e vitais para a empresa, além da possibilidade de integrar todas as áreas.

Adotar um bom SGI que permita o aumento da produtividade, uso eficiente de recursos e uma gestão empresarial embasada em números e dados confiáveis, fará seu empreendimento ser extremamente competitivo frente aos seus concorrentes e atender cada vez mais e melhor aos seus clientes! 

Qual A Diferença Entre Sistema De Gestão Integrado E Sistema De Gestão Combinado?

Embora os termos “Sistema de Gestão Integrado” e “Sistema de Gestão Combinado” sejam usados ocasionalmente de forma diferente, eles são sinônimos e referem-se à mesma abordagem de gestão que busca a integração e combinação de diferentes áreas para melhorar o desempenho global de uma organização.

Quais As Normas Mais Comuns Em SGIs?

As normas mais comuns em Sistemas de Gestão Integrados (SGIs) podem variar de acordo com a natureza e o escopo da organização. 

No entanto, existem algumas normas amplamente adotadas que são frequentemente implementadas como base para um SGI abrangente. Aqui estão algumas das normas mais comuns:

ISO 9001:2015 – Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) 

Estabelece os requisitos para um SGQ, fornecendo orientação sobre práticas de gestão da qualidade para aumentar a satisfação do cliente, melhorar a eficiência e demonstrar conformidade com regulamentos aplicáveis.

ISO 14001:2015 – Sistema de Gestão Ambiental (SGA)

Define os critérios para um SGA eficaz, visando ajudar as organizações a minimizar seu impacto ambiental, cumprir regulamentações ambientais e implementar práticas sustentáveis.

ISO 45001:2018 – Sistema de Gestão da Saúde e Segurança Ocupacional (SGSSO)

Concentra-se na gestão de riscos relacionados à saúde e segurança ocupacional. Essa norma visa prevenir lesões e doenças no local de trabalho, promovendo um ambiente de trabalho seguro e saudável.

ISO 27001:2013 – Sistema de Gestão da Segurança da Informação (SGSI)

Estabelece os requisitos para a implementação de medidas de segurança da informação, incluindo gestão de riscos, controle de acesso, segurança física e continuidade dos negócios.

ISO 50001:2018 – Sistema de Gestão de Energia (SGE)

Define os requisitos para um SGE que permita às organizações melhorar o desempenho energético, aumentar a eficiência e reduzir os custos relacionados à energia.

4 Mitos Que Comprovam Que Sua Empresa Deveria Contratar Sistema De Gestão

Confira os 4 mitos que comprovam que sua empresa deveria contratar um sistema de gestão. 

1. Mito: Sistema De Gestão Personalizado É Completamente Baseado Nas Melhores Práticas 

É verdade que alguns processos financeiros e contábeis, de gestão de estoque e recursos humanos realmente obedecem a padrões independentemente da empresa. Também é verdade que, para boa parte das pequenas e médias empresas, os sistemas de gestão que oferecem processos padrões já são suficientes. 

Sabe por que? Pois não possuem processos internos muito diferenciados e nem pensam em criá-los. Mas é igualmente verdade que, das inúmeras empresas que encerram suas atividades precocemente, a gestão empresarial surge como o segundo maior motivo, perdendo apenas para a falta de planejamento prévio. 

Assim, pensar na administração, controle, mapeamento e na melhor diferenciação dos processos é mesmo uma questão de sobrevivência.

Isso quer dizer que um SGI padrão pode, muitas vezes, trazer o conforto de que a empresa está no caminho certo. 

Porém, a falta de capacidade de controlar todos os processos de todas as suas áreas, pode fazer com que a empresa perca eficiência e margem de lucro.

Logo, não basta que um software seja baseado nas melhores práticas do mercado. Ele também precisa ser flexível o suficiente para refletir todos os processos de uma empresa! 

Independentemente se é um padrão no seu setor ou segmento, ou se é algo único e diferenciado.

2. Mito: O Melhor É Contratar Um Desenvolvedor E Criar Seu Sistema De Gestão Personalizado Do Zero

O processo de desenvolvimento de um SGI, independentemente de qual for, é muito caro. Envolve os custos relativos aos honorários do desenvolvedor, o tempo para mapear os processos da empresa. 

Assim como os gastos relativos a um ambiente de tecnologia da informação para o desenvolvimento, teste e validação do sistema antes de ele funcionar de fato, adequação do sistema às exigências legais dentre muitas outras despesas.

Já parou para pensar que até grandes empresas multinacionais acabam adotando um dos sistemas de gestão empresarial disponíveis no mercado para diminuírem gastos? 

Logo, sua empresa também deve adotar essa prática, buscando uma solução que já possua as funcionalidades consideradas padrão. Mas, além disso, dê a liberdade para que integrações, customizações e personalizações sejam realizadas.

3. Mito: PMES Não Têm Poder De Compra Para Investir Em Tecnologia Personalizada

É verdade que boa parte das pequenas e médias empresas não possuem orçamento disponível para investir em um sistema de gestão integrada. 

Também é verdade que o software personalizado foi, durante muito tempo, mais caro que aqueles engessados. Mas essa realidade mudou. O fato de não ter um planejamento ou um orçamento disponível para tecnologia da informação pode ser facilmente alterado. 

Se antes grandes investimentos em servidores, compra de licenças, equipe técnica especializada, suporte e manutenção se faziam necessários, agora as empresas podem investir alguns reais mensais para terem uma solução online disponível para a gestão completa de seus negócios.

Portanto, é mito pensar que o orçamento é um impeditivo para as empresas adotarem um SGI. Hoje já existem soluções online que não exigem altos investimentos para sua implantação. 

4. Mito: Só Uma Gestão De Custos Eficiente Consegue Garantir A Sobrevivência Da Empresa

Boa parte dos sistemas padronizados do mercado dispõe de módulos que apoiam a gestão de custos de uma empresa, como permite uma visualização rápida do fluxo de caixa. 

No entanto, só esses itens não garantem que sua empresa seja de fato sustentável. Ainda segundo o SEBRAE, as empresas que sobrevivem ao mercado entendem que oferecer serviços e produtos diferenciados é a principal razão de seu sucesso.

Ora, gestão de custos representa a possibilidade de redução de preços e de aumento da margem de lucro, mas não equivale à oportunidade de ofertar nada diferenciado aos clientes. 

Ter processos diferenciados é uma forma de garantir que seu cliente também seja tratado de forma especial.

Eles servem para facilitar o relacionamento do consumidor com a empresa. Os processos padronizados, por sua vez, levam a um atendimento igualmente padronizado. 

Logo, pensar em experiências diferenciadas, apoiadas por processos personalizados e controlados por um bom SGI se mostra muito mais eficiente que a simples gestão de custos.

Por fim, pare para refletir um pouco sobre o que faz mais sentido: adaptar sua empresa a um software ou adaptar o sistema às necessidades específicas do seu empreendimento? 

Sistema De Gestão Empresarial É Útil Apenas Para Grandes Empresas?

Qualquer organização que queira utilizar bem todos os recursos que têm disponível deveria utilizar um SGI, independentemente de seu tamanho ou porte.

Contudo, a verdade é que, durante muito tempo, apenas grandes empresas tinham um faturamento que permitisse o investimento em um sistema capaz de gerar eficiência de ponta a ponta em áreas como a de produção, gestão de estoque, administração, gestão comercial e finanças.

O motivo é que cada um desses setores tinha processos e necessidades específicas, o que dificultava muito a construção de um sistema de gestão integrada que atendesse e otimizasse todos os processos.

Com o passar do tempo, no entanto, as empresas que ofertam ERPs, começaram a perceber que muitos processos dos diversos setores, possuíam padrões e que algumas boas práticas de gestão poderiam ser adotadas por todos os tipos e portes de empresas. Isso permitiu reduzir os custos da implantação do sistema. 

Assim, as pequenas e médias empresas também passaram a ter acesso a essas tecnologias. A verdade é que as PMEs necessitam muito mais de eficiência operacional e facilidade para a gestão estratégica que as grandes empresas. 

Afinal, poucos milhares de reais gastos em processos ineficientes podem levar um negócio de pequeno ou médio porte à falência, já para as grandes empresas pode representar apenas um desperdício acidental de verba. 

Pense nisso da próxima vez que ouvir alguém falando que um SGI só é útil para grandes corporações. 

Planilhas São Capazes De Substituir Um ERP?

Uma boa planilha, atualizada, com dados corretos e possibilidade de analisar as informações de forma rápida e sem complicações pode ser extremamente difícil de ser feita.

Além disso, as planilhas não conseguem integrar diversas áreas, facilitar a execução de processos padrões, nem tornar obrigatório o preenchimento de informações essenciais para garantir a eficiência dos processos internos. Não é porque seja possível, que algo de fato é viável, não é mesmo? 

ERP É Caro?

Outro questionamento recorrente é sobre o custo para adotar um SGI. O mito por trás da afirmação de que sistemas de gestão integrada são caros está no fato de que até um passado recente, as implantações desses sistemas eram extremamente complexas. 

Tudo dependia da compra de servidores físicos, consultoria especializada em TI e em processos empresariais, treinamento de funcionários e muito tempo de gestão de projetos para muitas vezes não chegar nem perto do resultado esperado.

A verdade, no entanto, é que atualmente existem bons ERPs, que aceitam diversos tipos e níveis de personalização de seus campos e processos. 

Existem softwares que podem ser utilizados tanto nos servidores internos da empresa, quanto em servidores em nuvem ou até mesmo disponíveis completamente em nuvem, com acesso apenas pela internet.

Essa simples mudança, combinada com a entrada de diversas empresas de TI no ramo de desenvolvimento de softwares e sistema de gestão, fez com o preço do SGI deixasse de ser exorbitante. 

Com o aumento de competitividade no ramo, os custos se tornaram acessíveis para todas as pequenas e médias empresas que queiram otimizar sua gestão. 

Quando Buscar A Implementação De Um SGI?

A implementação de um Sistema de Gestão Integrado pode ser buscada em diferentes momentos, dependendo das necessidades e objetivos específicos de uma organização. 

Aqui estão alguns cenários comuns em que a implementação de um SGI pode ser considerada:

Integração De Sistemas Existentes

Se uma organização já possui sistemas de gestão separados para áreas como qualidade, meio ambiente, saúde e segurança ocupacional, responsabilidade social, entre outros, pode ser vantajoso buscar a implementação de um SGI para integrar esses sistemas em uma única estrutura. 

Isso reduz a complexidade e os esforços duplicados, tornando a gestão mais eficiente e eficaz.

Expansão Ou Crescimento Da Organização

À medida que um negócio cresce ou se expande, ele pode enfrentar desafios adicionais na gestão de múltiplas áreas. 

Nesses casos, a implementação de um SGI pode ser benéfica para coordenar e alinhar as atividades de diferentes departamentos ou unidades, garantindo uma abordagem consistente e harmonizada em toda a organização.

Melhoria Da Eficiência E Redução De Custos

O sistema pode ajudar a identificar oportunidades de otimização de processos e redução de custos operacionais. Ao integrar diferentes atrás, a organização pode eliminar redundâncias, melhorar a comunicação e a colaboração entre os departamentos e alcançar uma maior eficiência global. 

Cumprimento de requisitos normativos 

Em muitos setores, existem normas e regulamentações específicas que as organizações devem cumprir em relação à qualidade, meio ambiente, saúde e segurança ocupacional, responsabilidade social, entre outros aspectos. 

Implementar um SGI pode ajudar a garantir o cumprimento desses requisitos de forma integrada, simplificando as atividades de monitoramento, auditoria e relatórios.

Vale A Pena Investir Em Sistema De Gestão Em Tempos De Crise? 

Momentos de recessão econômica exigem que as empresas tenham um maior controle de suas finanças. Além disso, é comum que o quadro de funcionários seja reduzido. Isso pode ocasionar uma sobrecarga nos colaboradores que passam a exercer diversas atividades, além daquelas que estavam habituadas.

A adoção de um bom SGI em momentos de crise é fundamental para garantir um controle orçamentário e de fluxo de caixa eficientes, agilizar processos, diminuir a quantidade de retrabalho que os colaboradores possam ter e aumentar a produtividade do negócio todo.

Por isso, mesmo em tempos de crise, o investimento em um ERP é essencial tanto na geração de economia, quanto no aumento de sua eficiência. 

 

Como Implementar Um SGI? 

Como você leu acima, a implementação de um Sistema de Gestão Integrado pode ser uma estratégia valiosa para as organizações que desejam melhorar sua eficiência operacional, otimizar recursos e fortalecer sua posição no mercado. 

Agora discutiremos os três principais estágios da implementação de um SGI: planejamento, preparação e implantação. Ao seguir essas etapas, as empresas podem garantir uma transição suave e bem-sucedida para um SGI eficaz.

Planejamento

O planejamento é essencial para estabelecer uma base sólida para a implementação do SGI. Aqui estão algumas etapas cruciais desse estágio: 

Definir Objetivos E Escopo

Identifique claramente os objetivos da implementação do SGI e estabeleça os limites de seu escopo. Determine quais áreas da gestão serão integradas e quais normas e regulamentos devem ser considerados.

Avaliar Recursos Necessários

Avalie os recursos necessários para implementar e manter o sistema. Isso inclui recursos financeiros, tecnológicos, humanos e de infraestrutura. Identifique possíveis obstáculos e encontre soluções adequadas.

Desenvolver Um Cronograma

Estabeleça um cronograma realista com prazos para cada fase da implementação. Considere a complexidade da organização e a disponibilidade dos recursos. Isso ajudará a manter o projeto no caminho certo.  

Preparação

A etapa de preparação envolve a realização de atividades-chave para garantir que a organização esteja pronta para a implementação do SGI. Portanto, considere as seguintes ações: 

Educação E Treinamento

Forneça treinamento adequado para os funcionários envolvidos no software. Eles devem entender os objetivos, as políticas e os procedimentos da solução e saber como aplicá-los corretamente. Eduque também os demais colaboradores sobre as mudanças que serão implementadas.

Avaliação Da Situação Atual

Realize uma análise aprofundada da situação atual da organização em relação às áreas que serão abrangidas pelo SGI. Identifique pontos fortes e setores que precisam de melhorias. Essa avaliação servirá como base para a implementação eficaz do sistema. 

Documentação E Procedimentos

Desenvolva documentos e procedimentos necessários para o SGI. Isso inclui políticas, manuais, fluxogramas e formulários padronizados. Certifique-se de que a documentação seja clara, acessível e compreensível para todos os envolvidos.

Implantação

Nesta fase, o sistema de gestão integrado começa a ser implementado efetivamente. Aqui estão alguns passos importantes a serem seguidos:

Implementação Gradual

É recomendado implantar o SGI de forma gradual, por etapas ou áreas específicas. Isso permite que a organização se adapte às mudanças e minimize possíveis interrupções. Comece com setores prioritários ou aqueles que têm maior impacto nas operações.

Monitoramento E Controle

Estabeleça mecanismos de monitoramento e controle para avaliar o desempenho do software e identificar oportunidades de melhoria. Defina indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para acompanhar e analisar regularmente os resultados obtidos.

Capacitação Contínua

Proporcione treinamentos e capacitações contínuas para os colaboradores envolvidos no SGI. Mantenha-os atualizados sobre as melhores práticas, novas regulamentações e quaisquer mudanças relevantes. Isso garantirá que o sistema seja utilizado de maneira eficiente e eficaz. 

Conclusão

Este guia completo sobre SGI servirá como um recurso valioso para as organizações que buscam implementar um sistema integrado de gestão. Ao seguir os passos sugeridos e dedicar tempo e recursos adequados, as empresas estarão no caminho para alcançar uma gestão eficiente, aprimorar seus processos e impulsionar o sucesso sustentável no mercado competitivo atual.

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