Melhores Opções De Sistema De Gestão Para Pequenas Empresas

Um sistema de gestão para pequenas empresas tem se revelado cada vez mais essencial para o sucesso contínuo dessas organizações. 

Neste artigo, vamos explorar a importância da ferramenta, destacando como ela pode otimizar processos, melhorar a tomada de decisões e impulsionar o crescimento sustentável. 

Ao mergulhar nas principais características e benefícios desses sistemas, o conteúdo abaixo busca fornecer insights valiosos sobre como as pequenas empresas podem abraçar a tecnologia para alcançar uma gestão eficiente e competitiva. Acompanhe! 

O Que É Sistema Erp?

A sigla ERP vem do inglês Enterprise Resource Planning, que em uma tradução livre seria o Planejamento de Recursos Empresariais. Porém, na prática, essa solução ficou conhecida como sistema integrado de gestão empresarial. 

Esses softwares automatizam os processos realizados pelas pessoas envolvidas em cada área da empresa, reunindo informações e oferecendo um apoio estratégico para a equipe de gestão da organização. 

O sistema de gestão para pequenas empresas facilita a tomada de decisões e o planejamento das ações, tornando a administração da empresa como um todo muito mais assertiva. 

Em outras palavras, os softwares centralizam, integram e atualizam os status de cada atividade das diversas áreas da empresa transformando dados brutos em informações confiáveis.

O impacto disso é uma diminuição considerável na possibilidade de erros, falhas de comunicação entre as áreas e redução direta de custos. 

Mediante essas informações, você deve estar se perguntando: “Será que essa solução só serve para uma empresa com operações enxutas, quadro reduzido de funcionários e com processos operacionais simples? 

Até pouco tempo, somente grandes negócios tinham orçamento disponível para investir nesses softwares. Mas agora existem soluções que são altamente aderentes aos processos das pequenas empresas. Então, a resposta é: Sim! Um sistema de gestão para pequenas empresas pode proporcionar diversas vantagens para o seu negócio. 

Segundo um estudo realizado pela empresa de consultoria empresarial norte-americana McKinsey, ter um bom processo de decisão impacta diretamente nos resultados operacionais e na lucratividade de uma empresa. 

O estudo aponta que 1% do aumento nos preços de venda dos produtos ou serviços pode representar 11% a mais de lucro para sua empresa. 

Já a economia constante de 1% nos custos fixos pode aumentar a margem de lucro em 2,3%, já a diminuição de custos variáveis traria retornos de 7,8%, enquanto isso o aumento de 1% nas vendas produziria apenas 3,3% de lucros a mais. 

Ou seja, se sua empresa melhorar e otimizar os processos em apenas 1%, pode ter um lucro 24,4% superior ao atual. Além disso, pode identificar onde os esforços devem ser mais centralizados para chegar nesse número, facilitando algumas decisões. 

Por exemplo, é bastante natural que as pequenas empresas invistam pesado na conquista de novos clientes, mas o maior ganho estaria em diminuir os custos variáveis e aumentar as margens. E tais coisas não dependem do aumento das vendas. 

Como Funciona Um Sistema Erp?

Existem duas funcionalidades básicas em um sistema de gestão para pequenas empresas: otimização e automatização dos processos rotineiros, e apoio na tomada de decisões administrativas, financeiras e comerciais. 

No caso da otimização e automatização dos processos internos da empresa, um software funciona com a eliminação de processos manuais, redução de retrabalhos e diminuição da probabilidade de erros humanos no processo. 

Por exemplo, ao realizar uma nova venda, os responsáveis pelo estoque e financeiro receberão simultaneamente um pedido para separação do produto e envio ao cliente, além de uma ordem de compra para gerar o faturamento. O pessoal do financeiro poderá emitir o boleto e a nota fiscal com poucos cliques através de uma integração com o banco e a SEFAZ. 

Já se o cliente ficar inadimplente, o setor de cobranças receberá essa informação sem que ninguém tenha que comunicá-lo, pois o sistema de gestão para pequenas empresas fará a atualização e controle automático desses status. 

Logo, alertas serão disparados sempre que algum novo evento ou condição for iniciado ou alterado. Por outro lado, o ERP também funciona para apoiar a tomada de decisão. 

Por exemplo, os times de marketing e vendas poderão descobrir rapidamente quais produtos são mais vendidos e quais estão sem giro no estoque. Com essas informações, eles poderão reajustar a tabela de preços, idealizar promoções ou prever sazonalidades. 

Já o time de finanças poderá avaliar a necessidade de tomar empréstimos para corrigir o giro de caixa baseando-se nas necessidades de compra de mais matéria-prima versus quantidade de vendas realizadas para determinado produto. O time contábil e fiscal terão os dados para entregar todas as obrigações, sem precisar solicitar os processos ao time financeiro. 

Enfim, existem muitas respostas para essa questão do “como funciona o sistema de gestão para pequenas empresas“, dependendo sempre de variáveis.

Como seu ERP será usado, quais os processos serão automatizados, quais continuarão dependendo da intervenção humana para serem imputados e aprovados, quais informações serão acessadas são algumas dessas variáveis.  

Como Implantar Um Sistema De Gestão Para Pequenas Empresas?

Ao decidir pela implantação de um sistema de gestão para pequenas empresas, você deverá mapear todos os processos que realiza e as necessidades de integração deles. Com base nesse estudo inicial, será possível seguir cinco etapas básicas que um software ERP requer no momento da implantação: 

1ª etapa 

Instalação e parametrização: é o momento da instalação do sistema de gestão para pequenas empresas, estabelecimento de parâmetros e regras de negócios que cada processo obedecerá. 

Integração com outras ferramentas, definição de permissões e acessos e testes para homologar se o sistema está funcionando conforme o esperado. 

2ª etapa

Migração de Dados: sua empresa não pode apagar o histórico de suas operações somente porque irá implantar um sistema de gestão para pequenas empresas. 

Por isso, é fundamental que todos os dados sejam reunidos e migrados para o novo sistema. A questão principal aqui é a de dar um correto tratamento aos dados, pois informações corrompidas ou com péssima qualidade irão comprometer o bom uso da solução. 

3ª etapa

Treinamento: por mais simples, intuitivo e familiar que seja a interface e os processos suportados pelo sistema de gestão para pequenas empresas, treinar a equipe em seu uso é de extrema importância. 

Isso garante que os processos sejam corretamente executados, diminuindo o tempo gasto por pessoa na interpretação de suas tarefas, reforçando o impacto que a ação de cada usuário terá no trabalho de outros colaboradores ou áreas.

4ª etapa

Integração de departamentos: é o momento em que os gestores veem como as definições das regras de negócio irão integrar e exigir suas ações para um correto andamento das operações da empresa refletidas no ERP. 

Por exemplo, o time de produção será responsável por emitir uma ordem de compra de mais matéria-prima para o fornecedor. Porém, essa ordem só será enviada se o responsável pelo departamento financeiro aprovar.

5ª etapa

Homologação definitiva: é o momento em que todas as áreas realizam um teste prático para identificar se os processos estão integrados e adequados às necessidades da empresa. 

É importante perceber que cada etapa exigirá uma quantidade mínima de tempo para ser finalizada, ou seja, a implantação não é um processo que levará horas, mas dias ou até meses, dependendo da complexidade dos processos da empresa. 

Qual A Importância De Um Sistema De Gestão Para Pequenas Empresas? 

Confira os motivos para contratar um sistema de gestão para pequenas empresas:

Organização Eficiente

Um sistema de gestão para pequenas empresas ajuda a estruturar e organizar as atividades do negócio, facilitando o acompanhamento das tarefas, prazos e responsabilidades.

Controle de Estoques

Manter um controle preciso do estoque é fundamental para evitar desperdícios e falta de produtos. Um ERP automatiza o processo de monitoramento, garantindo que os produtos estejam disponíveis quando necessário, sem excessos.

Gestão Financeira

Acompanhar as finanças de perto é essencial para qualquer negócio. Com um sistema de gestão para pequenas empresas, é possível registrar transações, emitir faturas, monitorar receitas e despesas, e gerar relatórios financeiros precisos.

Tomada de Decisões Informadas

Ter acesso a informações em tempo real é crucial para tomar decisões assertivas. A solução fornece dados sobre o desempenho da empresa, permitindo que os proprietários avaliem o que está funcionando bem e onde melhorias são necessárias.

Atendimento ao Cliente

Um sistema de gestão para pequenas empresas pode incluir módulos para gerenciar relacionamento com clientes (CRM). Isso permite que a empresa acompanhe interações, histórico de compras e preferências dos clientes, o que contribui para um melhor atendimento e fidelização.

Automação de Processos

Tarefas repetitivas podem ser automatizadas por meio de um ERP, assim o gestor economiza tempo e minimiza erros, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas. 

 

Quais São Os Principais Tipos De Sistemas De Gestão? 

Pequenas empresas enfrentam desafios únicos na gestão de suas operações, recursos e relacionamentos com os clientes. 

Para superar esses desafios, a adoção de sistemas de gestão eficazes é fundamental. Neste artigo, exploraremos dois dos principais tipos de sistemas de gestão: ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management), destacando como eles podem beneficiar esses negócios. 

ERP (Enterprise Resource Planning)

O ERP é uma solução integrada que visa otimizar a gestão de processos internos, recursos e informações em uma organização. 

Um sistema de gestão para pequenas empresas pode centralizar diversas operações, como finanças, compras, vendas, estoque, produção, em um único sistema. A ferramenta automatiza processos, elimina a necessidade de tarefas manuais repetitivas e melhora a precisão dos dados.

Além disso, promove a integração entre diferentes departamentos compartilhando informações em tempo real, reduzindo a redundância de dados e melhorando a comunicação.O ERP também promove o monitoramento preciso das finanças, orçamentos e fluxo de caixa.

CRM (Customer Relationship Management)

O CRM é focado em fortalecer a relação entre a empresa e seus clientes, auxiliando na compreensão das necessidades, histórico e comportamento dos clientes. Esse sistema de gestão para pequenas empresas permite que a empresa ofereça um atendimento mais personalizado e eficaz.

A solução mantém registros detalhados dos clientes, suas interações passadas e preferências, possibilitando um atendimento mais eficiente.Também ajuda a identificar oportunidades de vendas e upselling, bem como a retenção de clientes.

O CRM também promove uma melhoria na satisfação do cliente, oferecendo um melhor atendimento e resolvendo problemas de maneira rápida e personalizada.

Vantagens De Um Sistema De Gestão Para Pequenas Empresas

Confira as vantagens de um sistema de gestão para pequenas empresas:

Elimina O Uso De Planilhas Manuais

Manter todos os registros e dados atualizados em uma planilha é uma tarefa muito difícil. Além disso, ao utilizar planilhas, normalmente há a necessidade de replicar a mesma informação em mais de uma delas. 

Por exemplo, somente no time financeiro seriam necessárias planilhas com cadastro de clientes, fornecedores, colaboradores e seus respectivos dados bancários. 

Uma das tabelas serviria para controlar o fluxo de caixa, a outra para controlar os inadimplentes, uma terceira para listar os recebimentos, e outra para o pagamento. 

Enfim, com essa quantidade de planilhas e de informações, rastrear, identificar e corrigir problemas confiando nos dados apresentados se torna quase que uma insensatez para o gestor da área. 

O uso de planilhas custa caro para as empresas, dada à quantidade de horas que utilizam na criação, imputação de dados, retrabalhos gerados e pouca confiabilidade nos dados. 

Sistema De Gestão Para Pequenas Empresas Diminui O Retrabalho

Ao diminuir os processos manuais por meio da automatização dos processos que servem de um mesmo dado para serem executados, um sistema de gestão para pequenas empresas dá maior fluidez e produtividade em todos os níveis da empresa. 

Se no processo manual uma informação enviada por e-mail precisaria ser atualizada nas planilhas, no ERP esses departamentos até podem ser notificados, mas as informações já constariam no sistema e, no máximo, exigiriam uma aprovação do gestor. 

Reduz O Tempo Gasto Com Processos Gerenciais

Organizar, priorizar e controlar tarefas consome muito tempo. Tempo esse que poderia ser gasto com definições estratégicas, inovação empresarial e aumento da competitividade da empresa. 

Um sistema de gestão para pequenas empresas permite que o controle de ações seja maior, pois alertas sobre a falta de determinada atividade podem ser criados a fim de evitar que o gestor gaste horas entendendo se os processos foram ou não executados. 

Reduz O Estoque E Otimiza O Emprego Da Mão De Obra Nas Empresas

Alinhar o tamanho do estoque ou da capacidade da mão de obra da empresa com as necessidades dos clientes e do mercado é uma das maneiras mais eficientes de garantir um bom uso do capital de giro da empresa. No sistema para pequenos comércios, este tipo de otimização pode ser parametrizada para que ocorra de modo natural e automático. 

Por exemplo, sempre que determinado nível de estoque chegar em X quantidade, uma ordem de compra é gerada automaticamente, e quando aprovada pelo gerente de operações e pelo financeiro, já será emitido o pedido diretamente para o fornecedor.

Sistema De Gestão Para Pequenas Empresas Apoia O Processo De Tomada De Decisão

Sua empresa gera uma enorme quantidade de dados diariamente, mas se eles não são centralizados e compilados, nunca servirão como informações úteis para apoiar a tomada de decisão. 

Ao centralizar, integrar e manter sempre atualizadas as informações, um sistema de gestão para pequenas empresas dará o subsídio necessário para que os empresários decidam ou não por uma ação. 

Desenvolve A Capacidade De Gerenciamento Da Empresa 

A cultura gerencial muda no momento em que um sistema de gestão para pequenas empresas é implantado, pois a identificação de gargalos operacionais, otimização de investimento e redução de custos se tornam os fatores que norteiam a gestão do negócio.

O principal fator para adotar um ERP é ter a compreensão de que os processos são necessários para a sobrevivência de uma empresa, mas nenhuma delas foi criada com o fim de realizar processos internos, todas possuem uma missão e um objetivo maior de servir seus clientes. 

Logo, minimizar o impacto dos processos internos e permitir que o maior número de pessoas possíveis esteja desenvolvendo atividades relacionadas ao objetivo da instituição é a melhor forma de garantir uma vantagem competitiva frente aos concorrentes

Integra Áreas E Informações 

Um sistema de gestão para pequenas empresas reúne dados de várias áreas da empresa, como finanças, vendas e estoque em uma única plataforma.

Isso permite uma visão abrangente das operações, facilitando a tomada de decisões informadas. A integração reduz a necessidade de inserção manual de informações, evitando erros humanos e garantindo a precisão dos dados. 

Além disso, a comunicação entre diferentes departamentos melhora, uma vez que todos têm acesso às mesmas informações atualizadas, eliminando ruídos e melhorando a colaboração.

Melhora A Comunicação Entre Equipes

A comunicação é crucial para o sucesso de qualquer negócio. Com um sistema ERP, as equipes podem compartilhar informações de forma mais eficiente e rápida. As atualizações são registradas em tempo real e podem ser acessadas por todos os membros relevantes, independentemente de sua localização física. 

Dessa maneira, é possível reduzir a dependência de e-mails ou mensagens dispersas, tornando a colaboração mais coesa. A comunicação aprimorada minimiza mal-entendidos, melhora a coordenação de projetos e acelera a resolução de problemas. 

Aumenta A Produtividade

A automação de processos por meio de um sistema de gestão para pequenas empresas libera os funcionários de tarefas rotineiras e repetitivas. 

Isso não apenas economiza tempo, mas também permite que eles se concentrem em atividades que agregam mais valor à empresa, como estratégias de crescimento, atendimento ao cliente e inovação. 

A visibilidade aprimorada dos processos internos ajuda a identificar gargalos e pontos de ineficiência, permitindo ajustes para otimizar a produtividade da equipe como um todo.

Reduz Custos

Os melhores sistemas ERPp para pequenas empresas ajudam a controlar os custos de diversas maneiras. A automação diminui a necessidade de recursos humanos para tarefas manuais, reduzindo gastos com mão de obra. A melhoria da precisão dos dados evita erros que poderiam resultar em perdas financeiras.

Além disso, a visibilidade detalhada dos processos ajuda a identificar áreas onde os recursos estão sendo mal utilizados e onde cortes de custos podem ser aplicados de maneira estratégica.  

Como Escolher Um Sistema De Gestão Para Pequenas Empresas?

Existem 5 atributos que são indispensáveis na hora de escolher um ERP. 

2. Ter um objetivo claro no momento da implantação sem ter uma meta clara, quantificável, apurada e definida, fica impossível saber qual sistema de gestão para pequenas empresas será melhor para a empresa. A ausência dessas informações também inviabiliza descobrir qual o retorno sobre o investimento (ROI) que a solução trouxe.
3. Ter uma visão plana de todos os processos, alinhados às suas necessidades no médio e longo prazo é a maneira de garantir que o ERP será uma solução que atenderá todas as áreas e exigências operacionais. 
4. Verificar a experiência dos clientes da companhia que implantará o sistema de gestão para pequenas empresas é uma das melhores maneiras de identificar a expertise da sua marca e a adequação do sistema às suas necessidades. 
5. Ser fácil de usar é um requisito importante de se avaliar, pois isso determinará a receptividade que o novo sistema terá em sua empresa e a necessidade de treinamento que pessoas admitidas após a implantação terão que passar. 
6. Avaliar questões tecnológicas, como possibilidade de acessar o sistema mesmo não estando na empresa, gastos com manutenção e infraestrutura que exigirá e dependência ou não de uma equipe de TI para fazer seu gerenciamento. 

Cuidados Ao Adquirir E Implantar Um Sistema De Gestão Para Pequenas Empresas

Até aqui, foram ressaltadas a importância e as vantagens do investimento em um sistema ERP para pequenas empresas e como ele pode ajudar a aprimorar os processos e seus resultados. 

Entretanto, é necessário também falar sobre os cuidados que devem ser tomados antes de adquirir e ao implementar o software. Confira alguns deles a seguir: 

Examinar A Inteligência Do Negócio 

Por mais que as rotinas de um sistema de gestão para pequenas empresas sejam similares entre as soluções disponíveis no mercado, a inteligência do software se difere entre elas. 

Isso se dá pelo fato de que alguns sistemas são superiores a outros no que diz respeito à tratativa dos dados e como eles são entregues para o gestor. 

Portanto, é especialmente importante para o processo de análise, a identificação de falhas e a elaboração de um planejamento mais preciso, que ajude a direcionar os processos e alcançar resultados aprimorados. Portanto, vale a pena pesquisar qual solução trará o máximo de eficácia possível. 

Pensar Em Uma Adoção Rápida

Na hora de investir em um software, é bem provável que seja necessário lidar com a resistência de alguns colaboradores, além das dificuldades de assimilar a mudança e as novas rotinas. O ideal é procurar uma solução que permita uma adoção rápida e seja mais intuitivo, facilitando a utilização para o usuário final. 

Nesses casos, será possível otimizar os resultados de forma muito mais ágil, além de a possibilidade de contar com uma equipe mais produtiva e engajada.  

Conscientização E Treinamento Da Equipe

Por falar em resistência dos colaboradores, outro ponto importante na adoção de um sistema de gestão para pequenas empresas é a conscientização da equipe a respeito da importância do investimento e os benefícios que ele traz. 

Grande parte da motivação da equipe se dá por meio dos treinamentos necessários e da facilidade na utilização do ERP, o que faz com que sistemas intuitivos sejam uma opção melhor do que soluções muito burocráticas. 

Prezar Pela Flexibilidade E Escalabilidade

Investir em uma solução que seja mais flexível — ou seja, que permita alterações e customizações — é a melhor opção. Isso se dá pelo fato de que, na prática, podem ser identificadas funcionalidades que não foram contempladas no projeto e precisam ser incluídas, ou mesmo algumas alterações — levantadas pelos usuários. 

A escalabilidade é especialmente importante para acompanhar o crescimento do negócio. Ou seja, à medida que novas necessidades vão surgindo, o software deve estar pronto para acompanhá-las e satisfazê-las. 

Pesquisar Sobre O Suporte Fornecido Pelo Sistema De Gestão Para Pequenas Empresas

Como dito anteriormente, o treinamento é essencial para que a adoção do sistema de gestão para pequenas empresas seja melhor aceita pelos funcionários. 

Logo, além do acompanhamento na fase de implementação, vale procurar uma empresa que ofereça suporte — tanto para a utilização do ERP quanto para o maior aproveitamento das funcionalidades que ele oferece, ajudando a alcançar resultados ainda melhores. 

Mapear E Padronizar Processos

Antes de implementar a solução, é necessário mapear e padronizar todos os processos de trabalho. Isso é importante para garantir a uniformidade dos dados inseridos — evitando duplicidades, erros e inconsistências. 

Sendo assim, as atividades serão analisadas, desenhadas, aprimoradas e formalizadas, de forma que, independentemente do colaborador que a executar, sempre será feita utilizando a mesma metodologia. 

Vale lembrar que essa ação também traz a vantagem de facilitar o treinamento de novos funcionários e fazer com que eles já aprendam de acordo com o padrão estabelecido.

Qualidade Das Informações 

Esse também é um ponto que precisa de muita atenção na hora da implantação do sistema de gestão para pequenas empresas. Por mais que as tabelas e informações sejam padronizadas e contenham dados importantes, sempre acaba sendo necessário incluir mais algum. 

Isso faz com que a normalização seja necessária, por mais burocrática e demorada que ela possa ser, pois é por meio dela que será possível garantir que a informação sempre chegará ao seu destinatário, mais correta e precisa possível. 

Nesse caso, vale contar com uma pessoa, ou mais, que será responsável pelo saneamento, padronização e correção das informações que estão no software, além de centralizar o lançamento de novos dados em uma equipe qualificada para essa tarefa. 

Melhores Sistema De Gestão Para Pequenas Empresas 

O ADV ERP é considerado o melhor sistema de gestão para pequenas empresas, já que oferece uma ampla gama de recursos que simplificam processos, otimizam operações e impulsionam o crescimento. 

Com sua interface intuitiva, a solução permite uma administração eficiente de finanças, estoque, vendas e muito mais, proporcionando uma visão abrangente do negócio. 

Além disso, sua escalabilidade garante que o sistema cresça junto com a empresa, adaptando-se às suas necessidades em constante evolução. Simplifique a gestão e eleve o potencial da sua pequena empresa com esse software. 

 

Conclusão

A escolha de um sistema de gestão para pequenas empresas desempenha um papel crucial no sucesso e eficiência das operações. Neste artigo, exploramos diversas opções, como sistemas integrados, baseados na nuvem e de código aberto. 

Cada uma delas apresenta vantagens e desafios únicos, sendo fundamental considerar as necessidades específicas da empresa, o tamanho da equipe, o orçamento e os objetivos de crescimento. 

Independentemente da escolha, a implementação cuidadosa e o treinamento adequado são essenciais para maximizar os benefícios do sistema selecionado. 

Em última análise, o ERP escolhido deve capacitar a empresa a otimizar processos, tomar decisões informadas e alcançar um gerenciamento eficaz, impulsionando assim o progresso contínuo e o alcance de metas no dinâmico cenário empresarial de hoje.

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