SAT, NFC-e, ECF e NF-e: entenda a diferença

Você sabia que, no dia a dia corporativo, os empresários trabalham com inúmeros tipos de documentos? E sabia também que a não emissão de alguns pode ocasionar sérios problemas para a empresa? Pelo menos agora os processos estão um pouco mais fáceis, já que, com o advento da internet, surgiu a nota fiscal eletrônica. Mas não entenda emissão simplificada com menor importância, ok? A verdade é que, para o gestor, continua sendo fundamental diferenciar adequadamente os diversos tipos de documentos fiscais que precisa emitir, a fim de evitar problemas com a legislação e com os próprios clientes. Melhor conhecer logo as diferenças entre todas essas notas, não concorda? SAT, NFC-e, ECF e NF-e: que tal começar por essas? Acompanhe:

Indice

SAT

O Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT) está em funcionamento desde 2014, tendo sido criado pela Secretaria da Fazenda com a finalidade de documentar virtualmente todos os arquivos e as operações do varejo dentro do Estado de São Paulo. Ele simplifica os processos fiscais de tributação, já que substitui as Emissoras de Cupons Fiscais (ECF). Por isso, é chamado também de Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e). Toda essa simplificação nos processos permite que o fisco tome conhecimento sobre as operações de venda de um determinado comércio varejista.

E por mais que a documentação, a geração, a autenticação e a transmissão dos cupons sejam realizadas pela internet, a empresa não precisa ficar conectada ininterruptamente. Isso porque as informações podem ser repassadas periodicamente para a Secretaria da Fazenda. Lembrando que, para utilizar esse sistema, são necessários software compatível e hardware homologado pela Secretaria da Fazenda.

NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a versão digital da boa e velha nota fiscal, cuja função é registrar todas as operações que envolvem a circulação de mercadorias ou a prestação de serviços. A NF-e é de muita importância para os gestores de empresas, já que proporciona informações sobre fornecedores e clientes. Sua emissão é obrigatória para todas as transações efetuadas entre pessoas jurídicas, mas é facultativa de pessoa jurídica para pessoa física, podendo neste caso ser substituída pela NFC-e ou SAT (CF-e).

Para sua emissão, é preciso que a empresa tenha CNPJ, adquira um certificado digital por meio da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e se credencie junto à Secretaria da Fazenda. Depois, basta fazer download e instalar o software específico da SEFAZ ou utilizar um Sistema ERP com integração direta com a SEFAZ. A Nota Fiscal Eletrônica é representada por 44 dígitos, que são a chave de acesso, em um arquivo XML (linguagem digital utilizada em documentos cujos dados são dispostos de forma hierárquica).

NFC-e

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) também facilita bastante o dia a dia dos empresários, pois substitui as emissoras de cupons fiscais, também homologadas pelo governo, mas de valor mais elevado. A finalidade da NFC-e é eliminar definitivamente a emissão de cupons fiscais, proporcionando mais rapidez e segurança aos processos (seja para o fisco ou para o próprio comerciante). Esse documento segue os mesmos parâmetros da NF-e, apresentando apenas algumas pequenas diferenças. Com a utilização da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, as obrigações acessórias das empresas diminuem, assim como é dispensado o uso de papel.

Vale ressaltar que o uso dessa nota ainda não é obrigatório em todos os Estados. Em São Paulo, por exemplo, já é obrigatório para todas as empresas com receita bruta igual ou maior que 100 mil reais ao ano. Dentre outros Estados que adotaram a NFC-e estão o Amazonas, o Paraná e o Espírito Santo. A implementação será, conforme afirma o governo, feita de forma gradual no restante do país. Para emiti-la, é preciso ter certificado digital no padrão ICP-Brasil, CNPJ e inscrição estadual. Sua emissão depende do cadastro como emitente de nota fiscal eletrônica. Outra exigência no caso do estado de São Paulo consiste na disponibilidade do sistema SAT.

O uso de um software contribui para reduzir as possibilidades de erros na tributação, assim como falhas nos códigos de mercadoria e tantos como outros problemas, como notas fiscais de entrada sem XML ou com formato em desacordo com as normas da DANFE, créditos indevidos de ICMS e geração de SPED sem todas as notas de entrada e saída, por exemplo. Por último, para usar a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, é preciso conexão com a internet, pois as informações são transmitidas em tempo real.

ECF

A ECF já foi bastante citada neste artigo, pois corresponde à Emissora de Cupons Fiscais (ou sistema Emissor de Cupons Fiscais). Esse sistema é conectado diretamente à impressora fiscal e dispõe de certificado digital próprio. Registra dados sobre natureza, quantidade e preço das mercadorias ou serviços prestados, dados que são reunidos e acumulados em determinados contadores. O sistema gera relatórios que podem ser usados na gestão comercial, além de calcular os impostos relativos a cada produto. Na prática, a ECF lembra uma simples impressora, mas possui memória extra e software específico para registrar e acumular vendas. A tendência é que a ECF seja substituída pela NFC-e e SAT.

Armazenamento

Para finalizarmos este post com chave de ouro, vale ressaltar que, independentemente de qual for o documento, as obrigações fiscais devem ser armazenadas pelo prazo mínimo de 5 anos. E ainda que possam ser armazenadas em pastas específicas, em seu próprio sistema de computador, é importante que o gestor disponha de cópias em outros locais (como HDs externos) ou utilize softwares e serviços especializados. Nesse caso, as notas e os cupons ficarão guardados na nuvem e sua busca será realizada por meio de filtros especiais, de forma mais rápida e eficiente.

Que tal uma recapitulação? Podemos destacar as seguintes características e diferenças:

O SAT , a NFC-e e a ECF tem como foco a emissão de documento fiscal para o consumidor final, mas a tendência é que o SAT e a NFC-e substituam a ECF;
A NFC-e gradualmente se tornará de uso obrigatório em todos os Estados;
O SAT não exige conectividade com a internet, mas a NFC-e sim;
Os softwares do ECF precisam da homologação do governo;
Para emitir a NFC-e em São Paulo é preciso possuir sistema SAT e registro de emitente de NF-e;
Para adotar a NF-e e a NFC-e é preciso ter certificado digital do ICP;
A ECF tem certificado digital próprio;
A emissão continuada de NFC-e visa substituir a emissão de cupons fiscais.

Agora comente aqui enquanto as informações ainda estão fresquinhas na memória e nos conte: já sabia identificar e diferenciar os diferentes tipo de cupons e notas fiscais? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe seu comentário e participe da conversa! E se deseja receber mais notícias igualmente interessantes sobre o mundo dos negócios, não se esqueça de assinar a nossa newsletter!