Saiba O Que É Régua De Cobrança E Como Fazer

Você já ouviu falar em régua de cobrança? 

Esse método permite que as empresas organizem e automatizem o processo de cobrança, estabelecendo uma sequência estruturada de comunicações e ações para acompanhar e resolver pendências financeiras com seus clientes de forma eficiente e sistemática.

Com isso, sua empresa consegue melhorar a previsibilidade do fluxo de caixa, reduzir a inadimplência e fortalecer o relacionamento com os clientes. 

Além disso, a implementação de uma régua de cobrança também simplifica a gestão financeira, oferecendo um processo muito mais organizado em todas as etapas do ciclo de cobrança.

Leia o nosso artigo e entenda o que é régua de cobrança e como adotar essa metodologia na sua empresa de maneira eficiente. Confira!

O Que É Régua De Cobrança?

A régua de cobrança é um método estruturado para gerenciar a cobrança de clientes de forma organizada e eficaz.

Essa metodologia define um calendário para enviar lembretes, oferecer opções de pagamento e alertar os clientes sobre faturas em atraso, etc.

Para criar uma régua de cobrança, as empresas devem considerar o fluxo temporal do pagamento, desde o envio da cobrança até o vencimento e possíveis situações de atraso ou inadimplência.

Como Funciona A Régua De Cobrança?

A régua de cobrança funciona a partir da criação de critérios específicos para o processo de cobrança de clientes, podendo ser realizada de maneira manual ou automatizada, por meio de softwares especializados.

Ao adotar um sistema de gestão, as empresas realizam o envio automático de mensagens aos clientes, incluindo lembretes de prazos e orientações personalizadas conforme as necessidades de cada negócio e o perfil individual de cada cliente, otimizando o processo e aumentando a eficiência na recuperação de valores devidos.

Hoje em dia, há regras de cobrança que podem ser criadas em diferentes canais, como telefone, e-mail, WhatsApp e SMS, podendo também incluir o envio de cartas de cobrança conforme necessário. 

Qual A Importância Para A Sua Empresa?

Adotar um sistema de regra de cobrança na sua empresa é importante por diversos motivos, mas sobretudo, por auxiliar na manutenção de um fluxo constante de receita. 

Para você ter uma ideia, a inadimplência no Brasil apresenta números alarmantes, tornando-se um verdadeiro desafio para as empresas, comprometendo diretamente a saúde financeira dos negócios. 

A quantidade de brasileiros em situação de inadimplência subiu em março de 2024 em relação ao mesmo período do ano anterior, alcançando um total de 67,18 milhões de consumidores afetados, conforme indicado pela pesquisa da CNDL/SPC Brasil.

Portanto, implementar uma régua de cobrança ajuda a mitigar esses problemas, proporcionando uma gestão mais previsível do fluxo de caixa e melhorando os resultados financeiros das empresas.

Quais São As Vantagens Da Régua De Cobrança Para O Seu Negócio?

Ao adotar uma régua de cobrança estruturada, sua empresa pode obter diferentes benefícios. Confira os principais:

Organização Financeira

Uma régua de cobrança eficaz garante que a maioria dos pagamentos seja feita no prazo, evitando impactos no caixa da empresa.

Redução Da Inadimplência

A régua de cobrança ajuda a reduzir a inadimplência, uma vez que mensagens automáticas lembram os clientes de seus pagamentos, evitando esquecimentos e facilitando a comunicação para negociações.

Padronização Dos Contatos

A padronização de contatos na régua de cobrança oferece a vantagem de garantir consistência e clareza na comunicação com os clientes, tornando o processo mais eficiente e profissional. 

Otimização Das Cobranças

Um processo padronizado de cobrança facilita a notificação de clientes e mantém a inadimplência baixa. Mensagens sequenciais e consistentes aumentam a confiança dos clientes e incentivam o pagamento em dia.

Como Fazer Régua De Cobrança Na Sua Empresa?

A régua de cobrança pode ser feita de duas etapas: pré-cobrança e cobrança, que podem ser adotadas conforme as características do negócio e a política de crédito da companhia. Entenda como essas fases são realizadas:

Pré-Cobrança

Na fase de pré-cobrança, em geral, são enviados lembretes de pagamento antes do vencimento da fatura. O objetivo é reduzir a incidência de atrasos decorrentes de esquecimentos ou falta de organização. 

Dessa forma, você minimiza riscos e fortalece o vínculo com o cliente, mostrando cuidado e interesse pela sua experiência.

Cobrança

Já na etapa de cobrança, que ocorre após o vencimento da fatura e caso o pagamento não tenha sido efetuado, o ideal é adotar uma abordagem estratégica e respeitosa. 

Em um primeiro momento, é enviado um aviso de não pagamento com novas opções de pagamento. Posteriormente, é viável informar sobre possíveis encargos adicionais e disponibilizar canais para negociações.

Quais São As Principais Ferramentas Para Réguas De Cobrança?

Hoje em dia, as empresas podem contar com as mais diferentes soluções de régua de cobrança, sendo que as mais usadas são plataformas especializadas em automação e gestão de processos de cobrança.

Uma dessas ferramentas são os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), capazes de integrar diversas áreas e processos empresariais em um único sistema, melhorando a eficiência operacional e facilitando a estruturação de réguas de cobrança.

Há também plataformas de cobrança recorrente, que automatizam o envio de faturas, gerenciam cobranças e melhoram a comunicação com clientes ao longo da régua de cobrança.

O CRM (Customer Relationship Management) também é uma ferramenta muito usada no processo de cobrança, já que ela gerencia relacionamentos com clientes, além de oferecer recursos para automação de comunicações e lembretes para clientes inadimplentes.

Como Estruturar Uma Régua De Cobrança?

Para estruturar uma régua de cobrança, o primeiro passo é personalizar o processo de acordo com as necessidades específicas de cada empresa.

Como já mencionamos em outro tópico, a régua de cobrança começa pela pré-cobrança, onde é enviado a fatura ao cliente antes do vencimento, utilizando meios como WhatsApp, SMS ou e-mail. 

A etapa seguinte é a cobrança, ou seja, quando a fatura está vencida. Normalmente, essa fase inicia-se três dias após o vencimento, quando é enviado um lembrete por e-mail, SMS ou WhatsApp, destacando a importância de pagar dentro do prazo.

Lembre-se que nesta fase, o tom do comunicado deve ser sutil, educado e gentil. Caso o pagamento não tenha sido feito, após sete dias do vencimento, ligue ou envie uma mensagem de texto ao cliente, explicando o motivo do contato. O ideal é que o profissional entenda o caso e sugira opções de pagamento mais flexíveis.

Após 14 dias sem pagamento, envie uma notificação eletrônica, informando sobre a inadimplência e as consequências da falta de pagamento. Além disso, ofereça suporte para negociação.

Passados 21 dias, faça uma segunda ligação telefônica para reforçar a importância do pagamento e incentivar uma solução amigável.

Se após 30 dias o pagamento não for efetuado, ofereça um acordo adaptado às condições do cliente. Se decorridos 60 dias sem pagamento, encaminhe o caso ao departamento jurídico para procedimentos legais. Vale ressaltar que esses processos da régua de cobrança podem ser adaptados à política da empresa.

Conclusão

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