Orçamento empresarial: entenda o conceito e saiba montar o seu

Você sabe quanto sua empresa deve gastar em investimentos até o final deste ano? Qual a previsão estimada em vendas para o próximo trimestre? Qual a sazonalidade do seu negócio? Se você é um pequeno ou médio empresário e não sabe responder a estas perguntas, é porque provavelmente sua empresa tem uma gestão descolada de indicadores e ferramentas de controle, notadamente, de um bom orçamento empresarial.

Infelizmente, este erro é comum no país. A maioria das empresas brasileiras de pequeno e médio portes não possuem um orçamento empresarial bem embasado sobre seu planejamento estratégico e os reiterados erros de foco e execução acabam resultando em desperdício de energia, desgaste gerencial e corte de gastos de forma impetuosa nas áreas erradas. Para evitar estes erros na sua empresa, preparamos esta postagem, que servirá como um tutorial de como elaborar um orçamento empresarial eficiente, que seja um diferencial competitivo em seu negócio! Olhos atentos às próximas linhas!

O que é um orçamento empresarial? 

De forma didática, podemos resumir que um orçamento empresarial tem 3 funções básicas: preparar a organização para os desafios do futuro (adequando-a para receber novos investimentos), corrigir falhas no processo de alocação de recursos ou, simplesmente, reduzir despesas para o próximo exercício (o mais comum). O problema é que a maioria das empresas enxergam o orçamento apenas sob a perspectiva de remediação emergencial e não de prevenção. Isso explica boa parte dos casos de fracasso no assunto.

Importância de elaborar um bom orçamento empresarial

O orçamento empresarial deverá ser construído com base em informações macro (perspectiva de aumento da inflação, aquecimento na atividade industrial, previsão do PIB, etc.) e microeconômicas (série histórica de vendas, média móvel exponencial das transações por período – para revelar sazonalidades -, índice de endividamento, passivos exigíveis no curto prazo, etc.). Se a empresa possuir um sistema de gestão empresarial de excelência, todos esses referenciais estarão alocados de forma unificada, no mesmo banco de dados e em um formato facilmente tratável para geração de informações gerenciais que serão o ponto de partida para a elaboração do orçamento. As ferramentas de Business Intelligence entram nesse processo, portanto, como atores fundamentais de fortalecimento na confiabilidade dos dados que irão nortear o orçamento.

De posse de um software de gestão empresarial eficiente, que concentre todos os dados da empresa, será possível montar um orçamento que servirá como uma verdadeira bússola à empresa. Ele irá guiar os planos de ação, irá traduzir o planejamento de longo prazo da organização em metas financeiras anuais, permitirá ao empresário tomar decisões de forma mais assertiva, bem como controlar receitas e despesas com sensatez, evitando que, no futuro, a empresa tenha que recorrer a terceiros para se financiar, mantendo-se no azul mesmo em momentos de crise. Já deu para perceber que, em um cenário em que as empresas agonizam na retração econômica, ter um budget bem equilibrado é essencial para se manter vivo no mercado, certo?

Montando um bom orçamento para empresas

1) Formato: lembre-se de que, diferentemente de um fluxo de caixa, o orçamento é uma previsão de receitas e despesas. Dessa forma, o formato de uma DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício) é adequado, fixando, na horizontal (linhas), as fontes de receitas e os elementos de despesa e na vertical (colunas), os valores estimados e valores reais (é desse confronto que serão feitos os ajustes ao longo do período).

2) O que deve ser incluído: o documento deve trazer dados como Receita Operacional Bruta (venda de produto, prestação de serviços, etc.), Receita Operacional Líquida (descontando os custos de mercadorias vendidas e custo de prestação de serviços), Despesas Operacionais (despesas com vendas, despesas administrativas, despesas com pessoal), Despesas Financeiras Líquidas, Pagamento de Tributos, Investimentos, entre outros registros, a depender da natureza da empresa.

3) Referências: conforme já citado, os dados serão estimados com base em levantamentos da performance da empresa ao longo dos últimos períodos, bem como em fatores externos macroeconômicos e mudanças de tendências de mercado. Dados de benchmarking também podem ser usados para avalizar a “lucidez” dos dados previstos.

4) Necessidade de diálogo: se sua empresa é dividida em departamentos, os números que irão compor o orçamento empresarial devem ser construídos a partir de um amplo diálogo com todos os gestores envolvidos. Um orçamento feito de cima para baixo, de forma autoritária, tende a se tornar irreal, o que só deixará pior a situação financeira da organização.

5) Caráter incremental de um bom orçamento: o budget deve ser dinâmico e, portanto, ajustável ao longo do período, a depender de frustração de receitas ou elevação de despesas não previstas no início do processo. Não faça dessa bússola financeira um documento estático e utópico.

6) Análise SWOT pode ajudar a detectar os pontos fracos no cumprimento das metas orçamentárias: o uso de uma técnica de gestão como a matriz SWOT ajuda o empresário a compreender porque suas estimativas não são cumpridas ao longo do exercício. Essa inflexão é necessária para manter a organização dentro do rumo pré-estabelecido.

7) A empresa deve trabalhar com foco em 2 orçamentos: um para o próximo exercício e outro para o médio/longo prazo (5 anos, por exemplo). A segunda deve ajudar a nortear a composição da primeira, semelhante ao que ocorre com a Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) e a Lei Orgânica de Orçamento (LOA), no setor público.

Fases de elaboração do orçamento e a integração entre as contribuições de todos os setores

As principais fases de elaboração do orçamento empresarial são: planejamento, coleta de dados e indicadores estatísticos, discussão envolvendo todos os departamentos, consolidação, implantação e controle. Durante a fase de discussão, cada departamento (caso das médias empresas) irá apresentar sua estimativa de receitas e despesas, que será ajustada posteriormente pela alta cúpula da organização. Assim:

• O departamento comercial irá apresentar sua previsão de volume de vendas e de despesas operacionais;
• O departamento de marketing irá delinear a estimativa de custos para a elaboração de ações de marketing digital, ações em mídias sociais, campanhas de Outbound Marketing, além de dados previstos de ROI (Retorno sobre Investimento).
• O departamento jurídico deverá apresentar estimativa de honorários e custas processuais com ações em curso, indenizações a receber, etc.

É a partir da consonância desse sistema que se forma um budget funcional e que atue a favor da empresa e não contra ela, como ocorre na maioria dos casos.

Confira também nosso post sobre o sistema de gestão empresarial!

Por falar nisso, o que sua empresa leva em consideração para elaborar seu orçamento empresarial? A organização possui um sistema de gestão que subsidie o fornecimento de dados? Deixe seu comentário nas linhas abaixo!