Conheça a importância do inventário na gestão de estoque

Você sabe exatamente quais bens há em sua empresa? Você saberia dizer a quantidade de um determinado produto que você tem no estoque? Sabe quando é necessário pedir mais matéria-prima aos fornecedores? Sabe como fazer uma gestão de estoques?

A gestão de estoques é uma área de muita relevância dentro de uma empresa. E o inventário é o responsável por fazer o levantamento de quais e quantos bens estão nos estoques da companhia. Portanto, para que essa gestão seja bem conduzida, o inventário de materiais é um aspecto que é essencial e não deve, de forma alguma, ser negligenciado pelos gestores.

Preparamos o post de hoje para explicar a você a importância do inventário e o passo a passo de como fazê-lo. Siga a leitura e saiba mais!

Indice

O que é o inventário de materiais?

O inventário é a atividade por meio da qual os gestores realizam a contagem e conferência de todos os materiais disponíveis em estoque e checam os resultados, comparando-os às quantidades informadas no controle — que pode ser feito por meio de planilhas ou softwares de gestão.

Qual é a importância do inventário na gestão de estoques?

Fazer um inventário nada mais é do que listar todos os bens armazenados na empresa ou em depósitos pertencentes a ela. Mas por que essa listagem é tão importante? Destacamos os principais motivos:

Redução das perdas

Um bom inventário é capaz de reduzir os custos e evitar desperdícios. Ao quantificar exatamente quantos produtos há em seu estoque, o gestor evita comprar matéria-prima de forma excessiva, já que os pedidos aos fornecedores são feitos de acordo com a demanda.

Além disso, com o inventário em dia, é possível identificar desvios e trabalhar para evitá-los. Se a relação de produtos do inventário físico estiver em desconformidade com o contábil, será mais fácil descobrir extravios, furtos e obsolescências.

Melhora do atendimento ao cliente

Ao saber exatamente quais produtos estão disponíveis no estoque, o vendedor otimiza as vendas e aumenta a credibilidade com os clientes. Quando não há controle de estoque, a propensão aos erros é muito maior: vender um produto indisponível e prometer a entrega imediata, por exemplo, pode irritar o consumidor, que nunca mais fechará negócio com a sua empresa.

Cumprimento da legislação

Inconsistências entre o inventário físico e o contábil podem fazer com que sua empresa seja autuada pelo FISCO. Se o fiscal detectar que há diferenças entre o estoque declarado de produtos e o estoque real, poderá penalizar sua empresa com multas altíssimas que poderão, inclusive, ameaçar seriamente a saúde financeira de seu negócio.

Como fazer um bom inventário de materiais?

Fazer um inventário não é uma tarefa fácil, principalmente se a empresa tem muitos bens. Preparamos alguns passos para tornar esse processo mais simples:

1. Escolha o dia certo

O primeiro passo é definir uma data para começar a listagem. Opte por finais de semana ou feriados, quando a sua empresa estará fechada e não haverá movimentação no estoque. Com o estoque estagnado, sem entradas ou saídas, ficará mais fácil fazer a relação de bens.

2. Gestão de estoques: separe e organize os itens

Organizar seus produtos em categorias diferentes é indispensável para aumentar a eficiência de seu trabalho. Esse processo poupará muito tempo na contagem dos itens. Aproveite para criar prateleiras, caixas e armários para cada tipo de produto. Isso não só facilitará o inventário como otimizará as tarefas do dia a dia, como a separação e a embalagem das mercadorias.

Aponte os itens definidos como obsoletos e informe ao setor de compras que esses itens não precisam mais de ser comprados. Se possível, separe uma área isolada do estoque para armazenar esses materiais.

3. Especifique cada produto em detalhes

Atribua uma categoria para cada tipo de produto, como, por exemplo, alimentos, material de papelaria, informática, limpeza etc. A partir daí, tente especificar cada produto de forma mais detalhada possível, incluindo peso, medida, cor, voltagem e se é material para venda ou uso e consumo da empresa. Finalmente, aponte os preços de custo e de venda.

4. Crie códigos

Crie um código para cada produto. Os códigos facilitarão a sua identificação tanto na hora das vendas como no momento de fazer os registros contábeis. Você pode utilizar sequências de letras e números ou até mesmo usar um software para gerar códigos de barra.

5. Gestão de estoques: conte item por item

Essa é uma das etapas mais trabalhosas do inventário, mas é extremamente importante. A contagem correta evitará erros futuros e fará com que seu inventário realmente corresponda ao seu estoque físico de mercadorias.

Para que o inventário seja mais preciso, recomendamos que se façam duas contagens: a primeira feita normalmente, e a segunda para fins de conferência. Caso as informações entre a primeira e a segunda divergirem, o ideal é que se realize uma terceira contagem.

6. Atualize seu inventário periodicamente

De nada adianta criar um controle de estoque impecável se as entradas e saídas não forem atualizadas com frequência. O ideal é que os inventários sejam realizados em curtos períodos de tempo. Quando esses intervalos são menores, a identificação das causas e suas resoluções passam a ser mais eficazes.

Atualize as informações dos controles de acordo com os levantamentos que foram realizados no inventário. Isso fará com que as informações disponíveis para o setor de vendas e para a equipe de separação e expedição sejam as mais exatas possíveis.

7. Utilize um software de gestão para otimizar a gestão de estoques

Ainda que algumas pessoas não consigam perceber, a gestão de estoques pode influenciar diretamente os resultados das vendas da empresa, contribuindo para aumentar os lucros ou causando prejuízos. A dica para agilizar esse processo é usar um software de gestão que atualize essas informações quando uma compra ou venda de sua empresa for feita.

Como podemos ver, a relevância do inventário na gestão de estoques vai além da conferência de quantidades disponíveis. Ele se faz necessário para melhorar a gestão, reduzindo índices de não conformidades e conseguindo aprimorar o planejamento de compras, que, por consequência, passa a ter melhores informações a respeito da aquisição de novos itens.