Gestão de compras e estoque: por que precisam andar juntas?

Que os setores financeiro e administrativo são indispensáveis para o sucesso e a saúde de qualquer negócio você provavelmente já está cansado de saber. Mas será que sabe também que essas não são as únicas áreas que desempenham um papel vital para o andamento de uma empresa?

Os setores de compras e de estoque, por exemplo, são fundamentais para que os processos rodem de tal maneira a fazer com que o fornecimento aos clientes seja o mais satisfatório possível.

O que muitos empresários ignoram, entretanto, é o fato de que a gestão desses dois setores não só pode como deve ser integrada se o objetivo é obter resultados cada vez mais expressivos. Quer entender melhor por que a gestão de compras e estoque precisam andar juntas? Então acompanhe:

Qual a importância de uma boa gestão de compras?

O setor de compras é responsável, basicamente, por garantir que a empresa tenha à sua disposição tudo aquilo o que for necessário para seu funcionamento adequado. Isso inclui adquirir todas as matérias-primas necessárias para a produção ou os produtos que serão posteriormente vendidos para o consumidor final.

E a verdade é que de nada adianta ter uma boa gestão financeira se não há o que vender, não concorda? Uma boa gestão do setor de compras, portanto, não apenas garante que a empresa tenha todos os insumos necessários para realizar as vendas, como também é capaz de gerar economia.

Dessa maneira, a adequada gestão desse setor deve sempre ser levada em consideração como sendo um fator crucial para o sucesso (inclusive financeiro) do negócio. Feita de maneira eficiente, a gestão de compras não apenas causa o abastecimento correto como também gera economia, trazendo impactos extremamente positivos para o estoque em geral.

Por que gestão de compras e estoque devem andar juntas?

Na prática, a gestão de compras impacta diretamente o setor de estoque de uma empresa, já que boa parte do que é adquirido acaba, de uma maneira ou de outra, efetivamente indo para o estoque. Com isso, a lógica fica simples: quanto mais importante for o estoque para uma empresa, mais indispensável é que a gestão de compras seja feita da maneira correta. Isso significa, por exemplo, que uma gestão de compras ineficiente pode fazer com que o estoque se torne grande ou pequeno demais, fazendo assim com que a empresa experimente problemas.

Para evitar qualquer desses erros é que a comunicação e a integração de gestão de compras e de estoque se mostra altamente benéfica, devendo ser feita por outros fatores, que incluem:

Diminuição de desperdício

Se as gestões de estoque e de compras estão sempre se comunicando, o setor de compras sabe exatamente quando um produto começa a sair de estoque ou quando uma determinada mercadoria encalha.

Com isso, as compras podem ser feitas pensando nessas necessidades específicas, sem que haja a necessidade de fazer aquisições grandes demais. E já pensou que, se o estoque não fica excessivamente cheio, os produtos não sofrem avarias ou mesmo correm o risco de perecer sem que se note? Evita-se, assim, muitos desperdícios.

Melhores condições de compra

A integração entre essas duas gestões também permite que o setor de compras não mais precise fazer pedidos urgentes ou muito em cima da hora. Conhecendo o volume de estoque em determinado momento e aliando esse dado a uma previsão de vendas, é possível se antecipar, fazendo os pedidos necessários para quaisquer que sejam as necessidades da empresa.

Assim, o setor normalmente consegue negociar condições melhores de pagamento ou preço, reduzindo os gastos da empresa. Por outro lado, quando a compra é feita com urgência, o negócio geralmente se vê obrigado a cumprir condições mais inflexíveis e onerosas.

Aproveitamento de oportunidades

Como evita o desabastecimento, a comunicação entre as duas gestões também faz com que a empresa aproveite melhor as oportunidades de negócio. Isso significa que se um cliente se dirige à organização e decide comprar um produto, com uma boa integração é bastante improvável que ele se depare com falta de estoque.

Dessa maneira, a empresa não perde a oportunidade da conversão. Além disso, a comunicação faz com que a empresa esteja mais preparada para absorver demandas específicas ou imprevistas.

Imagine, por exemplo, que um determinado produto em estoque começa a ter uma saída muito elevada. Sem a devida comunicação, o setor de compras abastecerá o artigo seguindo a antiga previsão de vendas, que era bem mais baixa.

Já com a integração, por outro lado, a gestão de estoque pode comunicar à gestão de compras que o produto passou a ter um giro mais elevado, solicitando uma antecipação de reposição. Com isso, a empresa poderá aproveitar o novo fluxo de procura pelo produto, melhorando seus resultados.

Aumento da margem de lucro

Considerando que os produtos são adquiridos com condições melhores, que os desperdícios são diminuídos e que há um maior aproveitamento das oportunidades, é possível afirmar que esse tipo de integração leva a um aumento da margem de lucro. Isso acontece, inclusive, porque se a empresa pode suprir uma demanda específica e recente, também pode aumentar os preços para oferecer o que os clientes estão procurando.

Com isso, o resultado é que toda a empresa em geral pode aproveitar um aumento da margem de lucro, seja ele temporário ou não, gerando mais receita e rentabilidade para a empresa.

 

Gestão de compras e estoque: mas como exatamente implementar essa integração?

Como você pôde observar, a integração entre a gestão de compras e a de estoque é indispensável não só para que a empresa não experimente o desabastecimento, mas também para evitar prejuízos com desperdícios e perdas de oportunidades de negócio. Isso sem contar que a integração também ajuda a aumentar a margem de lucro!

E, para isso, é preciso contar com uma comunicação assertiva e ágil, com troca de dados praticamente em tempo real, tudo o que pode ser conseguido com um bom software de gestão (como um ERP, por exemplo). No fim das contas, a empresa se torna mais robusta e preparada para oferecer aquilo que os clientes procuram da maneira mais eficiente possível.

Agora nos conte: o que você pensa sobre unir gestão de compras e estoque? Qual das vantagens proporcionadas por essa interação chamou mais sua atenção? Não deixe de participar e dividir suas experiências e impressões conosco!