O Que É Controle de Estoque, Como Fazer E Melhores Dicas

Algumas ferramentas facilitam muito a rotina de trabalho de um negócio, dentre elas, o controle de estoque. Muitas vezes confundido com uma atividade meramente operacional, saiba que essa prática tem extrema importância para o aumento de lucros e sucesso de uma empresa; afinal, todo o trâmite dos produtos que entram e saem de um negócio estão ligados ao estoque.

Para entender melhor esse assunto, elaboramos esse artigo sobre o que é controle de estoque, como fazer e dicas para implementá-lo de maneira correta.  Continue a leitura!

O Que É Controle De Estoque?

Controle de estoque ou gestão de estoque, é a função desempenhada no sentido de planejar, organizar e controlar o fluxo de materiais dentro de uma empresa. A partir dela, é possível coletar informações sobre as vendas e analisar quais produtos estão em falta e precisam ser repostos.

Algumas organizações, principalmente as que prestam serviços, precisam realizar um controle mais simples, não ligados a sua atividade final. Por isso, focam no controle de estoque que engloba almoxarifado, materiais de limpeza, alimentos, dentre outros. Já as empresas que vendem produtos, essa prática é a chave para a lucratividade.

Quais Os Tipos De Controle De Estoque?

O controle de estoque é essencial para diminuir desperdícios e otimizar tempo e energia para a gestão de recursos financeiros. Os estoques podem ser divididos em 2 tipos, confira: 

Estoque De Matérias-Primas

Este tipo de estoque está ligado a empresas do ramo industrial, ou seja, organizações que vendem produtos para que outras empresas façam a revenda. Ele está disponível para outros setores transformarem a matéria-prima em produto final.

Vale ressaltar que é importantíssimo que a empresa possua em seu estoque todos os materiais necessários para a produção do produto final de venda. Sendo assim, o estoque é que dirá se as vendas estão sendo boas ou não.

Estoque Para Varejo

O estoque para varejo está relacionado a empresas que vendem seus próprios produtos ou produtos de terceiros. Ou seja, é ele que informa a quantidade de mercadorias disponíveis para venda, e sua gestão é de extrema importância para medir o desempenho do seu negócio.

Um bom controle de estoque consegue identificar se um produto está com a demanda maior ou menor que a oferta. Isso porque, se a demanda estiver menor que a oferta, significa que as vendas estão indo mal.

Além disso, manter produtos em estoque gera gastos com espaço e administração. Por isso muitas empresas realizam o famoso “queima de estoque”, para dar lugar a novos produtos.

5 Métodos De Gestão De Estoque

Hoje em dia, as empresas podem adotar diferentes métodos de gestão de estoque. Dessa forma, as organizações podem escolher o modelo que mais se adequa às suas necessidades. 

Confira os 5 mais utilizados pelas empresas:

Você pode inserir esse infográfico sobre métodos de gestão de estoque em seu blog ou site utilizando o código abaixo:

<a href="https://www.advtecnologia.com.br/tudo-sobre-gestao-de-estoque-o-que-e-como-fazer-e-mais/" target="_blank"> Infográfico sobre gestão de estoque <img src="https://www.advtecnologia.com.br/wp-content/uploads/2022/10/Infografico-controle-de-estoque-adv-tecnologia.jpeg"></a>

1. UEPS

A sigla UEPS significa ”último a entrar, primeiro a sair”, ele consiste em um método que considera prioridade de venda o último produto adicionado ao estoque da empresa. 

Ele não é indicado para empresas que trabalham com produtos perecíveis, neste caso, é preciso um controle diferenciado para não haver prejuízos com perda de mercadoria, já que o custo de venda de um produto é calculado pelo valor dos produtos mais recentes.

Com isso, o uso dessa metodologia interfere no lucro contábil das empresas, que fica menor. 

Por isso essa prática deve ser utilizada somente para objetivos gerenciais, para não interferir no cálculo do Imposto de Renda e a sua empresa acabar tendo problemas com a Receita Federal.

2. PEPS

Diferente da metodologia UEPS, a PEPS prioriza a venda das mercadorias mais antigas do estoque, evitando que elas fiquem encalhadas na prateleira. Por isso, a sigla significa: “primeiro a entrar, primeiro a sair”.

Este método é um dos mais utilizados atualmente pelas empresas e aceito pelo Ministério da Fazenda. Ele basicamente valoriza o estoque e pratica o valor mais próximo ao mercado, uma vez que as vendas serão integradas com os produtos adquiridos recentemente.

3. Custo Médio

Já no Custo Médio, ou Média Ponderada Móvel, os valores dos produtos em estoque são renovados a cada nova entrada de um novo item. Este cálculo é feito pela média ponderada, que consiste na média dos valores antigos e novos dividida pela quantidade total de itens em estoque.

Esta metodologia é mais indicada para as empresas que trabalham com produtos que não sofrem grandes variações de valores. Mesmo nestes casos, é preciso um controle adicional para saber se o estoque não está sendo subavaliado ou supervalorizado.

Com o PEPS, o custo médio é um dos dois únicos métodos aceitos pelo Ministério da Fazenda para o cálculo do Imposto de Renda.

4. Curva ABC

A Curva ABC é uma metodologia que consiste em três pilares básicos, são eles: o giro, o faturamento e a lucratividade. 

Ela ajuda a avaliar com precisão as tarefas desenvolvidas em um negócio para destinar verbas, cortes e custos baseados em um cenário real.

5. Just in time

O Just in Time, em tradução livre para o português, “no momento exato”, é um tipo de gestão direcionado para redução de custos. Para isso, visa manter o menor nível de estoque somente para atender as demandas da empresa.

Esse método é um pouco arriscado em alguns setores, pois se não houver um acompanhamento rigoroso, a empresa pode ficar sem seu produto de venda ou material de produção. 

Por isso, ao escolher esta metodologia, é preciso contar com uma boa rede de fornecedores e parcerias que vão atender às suas demandas no tempo e frequência necessários.

Para Que Serve Fazer O Controle De Estoque?

O controle de estoque serve para uma infinidade de situações. Uma delas é reduzir ou eliminar por completo o desperdício de recursos, fazendo com que sua empresa economize dinheiro. 

Aliado a uma estratégia e mapeamento de processos, é possível otimizar recursos e tempo.

O controle de estoque também é uma vantagem competitiva! Fazendo-se uma pesquisa sobre o estoque de outras empresas e abastecendo o seu com os produtos faltantes na concorrência. 

Desse modo, seu estabelecimento tem mais chances de vendas e de fidelizar clientes. Além disso, uma gestão de estoque indica o desempenho de outros setores, como financeiro e administrativo, que irão auxiliar a projetar o futuro da empresa. 

É por meio destes processos que é possível criar algumas estratégias de vendas bem sucedidas. Tais como vendas sazonais, campanhas publicitárias, alternativas de marketing, dentre outras.

Onde É Feito O Controle De Estoque?

O controle de estoque pode ser feito em diferentes locais, dependendo do perfil da empresa e do setor de atuação. Em empresas que atuam no varejo, por exemplo, ele pode ser realizado em centros de distribuição, armazéns ou mesmo em lojas físicas. 

Nesse caso, os itens são recebidos, armazenados, etiquetados e registrados em plataformas de gestão de estoque. Além disso, toda a movimentação de produtos é registrada em tempo real, possibilitando o monitoramento ágil e preciso dos níveis de estoque.

Já em companhias que atuam na área de manufatura, um método de controle de estoque pode acontecer em locais que abrigam a produção, onde as peças e matérias-primas são armazenadas e utilizadas no processo produtivo. 

Neste caso, os sistemas de gestão monitoram a disponibilidade dos itens, garantindo que a empresa tenha materiais suficientes para manter a produção em atividade e de forma eficiente. 

Qual A Importância Do Controle De Estoque Em Pequenas Empresas?

O controle de estoque é uma prática também crucial para as operações de pequenas empresas. Isso porque,  essa prática evita a falta ou excesso de itens, possibilitando que seu negócio tenha um equilíbrio entre a oferta e a demanda.

Em empresas menores, esse controle é ainda mais importante, já que, muitas vezes, os recursos financeiros e também o espaço disponível para armazenar produtos são limitados. 

Quando uma empresa de pequeno porte evita a falta de produtos, ela consegue atender às necessidades dos clientes de maneira mais consistente, garantindo uma boa experiência de compra e, claro, a satisfação do consumidor. 

Somado a isso, o controle de estoque em empresas de pequeno porte contribui ainda para a redução de custos operacionais, evitando desperdícios de produtos vencidos ou danificados.

Ao adotar um controle de estoque rigoroso, as pequenas empresas garantem uma melhor eficiência operacional, direcionando recursos para ações estratégicas e que visam o crescimento do negócio. 

7 Vantagens Do Controle De Estoque

O controle de estoque bem feito possui uma série de vantagens, inclusive competitivas. Desta maneira apresentaremos, de forma esquematizada, o porquê você precisar adotar um método de gestão de estoque para sua empresa ainda hoje (ou no máximo amanhã):

1. Gestão De Produção Eficiente

Mapeando de forma ágil e prática o que está saindo e entrando no seu estoque, ajuda a entender com propriedade questões sobre demanda e oferta. 

Dessa forma é possível desenvolver estratégias, por exemplo, para melhorar a saída de determinado produto e estabilizar a de outro.

2. Gestão De Compras Eficiente

Sabendo gerenciar seu estoque, você entende exatamente quais produtos valem a pena serem adquiridos naquele determinado momento e quais não. Isso dá conhecimento aprofundado da sua própria empresa e também do seu nicho de vendas.

3. Melhoria Da Comunicação Entre Setores

O controle de estoque garante que o setor financeiro, de vendas, administrativo, compras, logística e estoque estejam integrados e em sintonia. Dessa forma é possível saber exatamente a necessidade de cada um, considerando o panorama do seu negócio.

4. Redução De Perdas

Os gastos e lucros andam de mãos dadas, não é mesmo? Por isso, é muito importante o gestor ter o controle do que é comprado, do que está sendo desperdiçado e analisar os setores que podem receber cortes sem prejudicar a produção e/ou vendas.

5. Produtividade

A empresa se tornará mais produtiva com uma gestão de estoque, ou seja, mais imersa no processo de vendas. 

Você terá informações do seu público-alvo e irá conhecer melhor seus produtos e seus clientes, direcionando o trabalho da sua equipe de forma estratégica e assertiva.

6. Otimização De Espaço

Nada de ficar empilhando um monte de produtos e esperando que um dia eles sejam vendidos! Se o gestor faz um controle de estoque assertivo, será possível liberar espaço para os outros itens que virão.

7. Organização Do Estoque

Além dos dados, a gestão de estoque permite que haja uma organização física e facilitada da identificação dos produtos. E, claro, isso influenciará positivamente em todo o processo de vendas.

 

Quais As Principais Ferramentas De Controle?

Hoje em dia, há diferentes ferramentas de controle de estoque, que podem ajudar a sua empresa a gerenciar os níveis de estoque de maneira mais assertiva e eficiente. 

Confira os principais: 

Software de Gestão de Estoque

Os sistemas de gestão empresarial, como o ERP (Enterprise Resource Planning) que, em português, quer dizer Planejamento de Recursos Empresariais, oferecem recursos para o rastreamento de produtos, gerenciamento de compras, gestão de vendas e também as movimentações de estoque. 

Além disso, esses softwares disponibilizam ainda relatórios detalhados sobre o seu estoque, permitindo um monitoramento preciso de toda a sua operação.  

Sistema FIFO e LIFO

Os sistemas FIFO e LIFO são uma metodologia que estabelece a ordem em que os produtos são vendidos ou utilizados em uma empresa.

Para você entender, o FIFO (First-In-First-Out) dá prioridade para a venda dos produtos mais antigos; já o LIFO (Last-In-First-Out) prioriza os itens mais recentes.

Porém, vale lembrar que a escolha entre as metodologias pode ter impactos diretos nos custos dos produtos vendidos e também nos lucros.

Sistema Just In Time

O Sistema Just In Time consiste na entrega de materiais exatamente no momento em que eles serão utilizados, o que contribui para a redução da necessidade de armazenamento em estoque.

Além disso, essa metodologia minimiza custos de armazenamento e riscos dos produtos ficarem obsoletos.

Como Fazer A Gestão De Estoque Em Um Negócio Com Receita Recorrente?

Gerenciar o estoque em uma empresa que possui receita recorrente necessita de um processo cuidadoso no sentido de equilibrar a oferta de produtos com a demanda.

Por isso, é importante que você tenha um sistema de controle de estoque eficiente e atualizado, para fazer o registro diário de entradas e saídas. 

Outro cuidado é utilizar frequentemente ferramentas de análise de dados, pois, assim, é possível fazer a previsão de demandas futuras, já que você consegue monitorar, por exemplo, históricos de vendas, sazonalidade e tendências de mercado. 

Para um controle de estoque efetivo, determine também os níveis de estoque mínimo e máximo para cada produto, pois isso permite que você tenha conhecimento sobre quando é preciso restabelecer seu estoque e qual o volume que precisará de itens. 

Não deixe de revisar regularmente a performance  dos seus produtos, pois, assim, é possível ajustar os níveis de estoque de acordo com os resultados. 

Erros Que Você Precisa Evitar Na Gestão De Estoque

Quer garantir uma gestão de estoque eficiente? Então, não cometa os erros que listamos a seguir:

• Não adotar contagens físicas periódicas do estoque;
• Ignorar a análise de dados históricos e tendências de demanda;
• Não definir níveis mínimos e máximos de estoque;
• Não adotar uma um sistema de alerta para reabastecimento;
• Não ficar atento aos fatores sazonais ou variações na demanda;
• Não fazer um registro preciso de entradas e saídas de produtos;
• Não adotar um sistema de automação de processos de controle de estoque;
• Não ter uma base com diferentes fornecedores;
• Não fazer ajustes nos níveis de estoque conforme o desempenho dos produtos.

Como Tornar A Gestão De Estoque Mais Eficiente?

Para tornar a gestão de estoque mais eficiente, você precisa levar em consideração alguns aspectos. Confira quais são eles:

Tenha Controle De Estoque Rigoroso

O primeiro passo é adotar um sistema de controle de estoque rigoroso, que possibilite o registro de todas as entradas e saídas de produtos de maneira precisa, o que inclui recursos, como códigos de barras, leitores de código de barras e software de gestão de estoque.

Implemente Um Sistema De Previsão De Demanda

Outra medida importante é implementar na sua empresa um sistema de previsão de demanda que tenha como referência os históricos de vendas, sazonalidade e tendências de mercado. Com isso, é possível se antecipar às necessidades do seu negócio, evitando a falta ou o excesso de produtos. 

Estabeleça Níveis Mínimos E Máximos 

Como já mencionamos, mas vale ressaltar, defina níveis mínimos e máximos de estoque para cada produto para que não haja a falta e nem o acúmulo de produto no seu estoque. Se possível, crie alertas de reabastecimento para garantir que saiba quando e quanto reabastecer os itens no seu estoque.

Faça Contagens Físicas de Estoque

A contagem física de estoque é essencial para verificar a precisão dos registros e alterar os níveis conforme a necessidade. 

Invista em Sistema ERP

Invista em um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), pois, dessa forma, você consegue unificar dados e processos em toda a sua empresa, garantindo uma visão mais clara do estoque.

Esses sistemas oferecem relatório frequentes, permitindo a identificação de padrões de demanda, produtos com baixo desempenho, etc. Com isso, é possível otimizar a gestão de estoque, reduzir custos operacionais e melhorar a eficiência do seu negócio.

Por Que Utilizar Um Sistema De Controle De Estoque?

Se você quer fazer um controle de estoque eficiente evitando erros e retrabalhos, um software de gestão empresarial integrado é essencial! 

Com ele é possível gerar relatórios para os gestores, otimizar processos e sugerir mudanças, aumentando assim a produtividade de uma maneira muito mais rápida e prática.

O processo de automação desse setor está ligado diretamente ao financeiro, que terá o benefício de analisar como está o giro de estoque, sabendo o que se deve ou não comprar. Desta forma gastos e custos são extremamente reduzidos.

 

Dicas Fundamentais Para Melhorar O Seu Controle De Estoque

• Automatização de processos: adote um sistema ERP para automatizar atividades de registro e atualização de estoque.
• Use códigos de barras e scanners para que os registros de produtos sejam feitos de forma mais ágil.
• Faça inventários periódicos no sentido de analisar o volume físico de produtos em estoque.
• Classifique os produtos em categorias para facilitar a gestão, priorizando os itens de alto valor ou alta demanda para um controle mais efetivo.
• Faça previsão de demanda, usando dados históricos e análises de mercado para ter uma previsão mais assertiva da demanda.
• Mantenha um relacionamento sólido com fornecedores confiáveis para garantir preços mais competitivos e evitar atrasos nas entregas ou outros problemas, como avarias, por exemplo.

Conclusão

Como você pôde ver, o controle de estoque é essencial dentro de qualquer empresa. Se você quer saber mais sobre esse assunto pode baixar nosso e-book: “Estoque é Dinheiro: Como Acertar em Sua Gestão!“.

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