O ciclo PDCA na gestão dos seus negócios

Não tem como negar: com o crescimento no número e na complexidade de interfaces envolvidas na gestão dos negócios, o uso de um modelo capaz de promover a organização, prevenir perdas e, ao mesmo tempo, otimizar os ganhos da empresa é simplesmente urgente. Pois é justamente nesse contexto que a adoção do ciclo PDCA se justifica!

Essa ferramenta de gestão tem como objetivo, basicamente, controlar e melhorar processos e produtos de maneira contínua. Parece ótimo, certo? Mas por mais que o ciclo PDCA já seja bastante popular na administração geral, ainda são muitos os gestores que o desconhecem. E você, por acaso sabe o que é o ciclo PDCA e como ele funciona para a melhoria da gestão dos negócios? Então acompanhe os tópicos seguintes:

Indice

Etapas do ciclo PDCA

PDCA é a sigla para Plan, Do, Check e Act, que se referem às quatro etapas do seu ciclo. Começa-se pelo planejamento (Plan), com o intuito de concentrar esforços na parte estratégica, ou seja, no levantamento e na respectiva análise dos dados. Posteriormente ocorre a execução (Do), fase em que tudo aquilo que foi planejado é efetivamente colocado em prática. Isso, por sua vez, gera a necessidade de atestar a qualidade do que está sendo feito, cobrando checagem (Check). Essa etapa se dedica à verificação do que foi implementado, contrastando o previsto com o resultado final e analisando eventuais problemas e falhas que possam ter surgido durante o processo. Finalmente, toda essa análise implica na necessidade de ação (Act) e na superação dos obstáculos encontrados.

Achou muito genérico? Então que tal darmos uma olhada em cada etapa separadamente? Veja só:

Planejar

Independentemente da metodologia usada ou das boas práticas seguidas, o planejamento sempre deve se antecipar às ações de execução. Contudo, não se esqueça de que o grande diferencial do PDCA é ser contínuo. Deve-se estabelecer, portanto, um plano baseado nas diretrizes da organização, estabelecendo objetivos, metas e meios que viabilizarão o alcance dos resultados.

A identificação e devida correção das falhas encontradas é feita posteriormente, tendo como solução ações corretivas eficientes. No planejamento que antecede a correção, deve-se listar os defeitos, os questionamentos que exigem resposta, as possíveis causas e o desenvolvimento de um plano de ação. Vê-se logo que o planejamento não se refere apenas à fase inicial de um projeto ou de uma demanda, devendo surgir também quando um defeito é identificado, sempre com o objetivo de analisar o cenário antes de intervir.

Fazer

Somente após o devido planejamento é que a execução efetivamente entra em ação. Isso proporciona maior tranquilidade para a operação, afinal, todo o contexto foi previamente estudado, em detalhes, até que a solução fosse proposta. Logo, a etapa da mão na massa do modelo PDCA consiste em uma ação extremamente consciente, nem um pouco arbitrária ou impulsiva.

Checar

Fato é que, por mais que a etapa de execução tenha sido meticulosamente planejada, isso não garante o sucesso completo das ações! E é nesse momento que entra a fase da checagem, controlando e monitorando qualquer que seja a ação tomada. É por meio desse acompanhamento que se pode concluir se os resultados foram ou não alcançados. Aqui são validados os padrões de qualidade envolvidos no projeto.

Agir

A última etapa corresponde à realização das ações corretivas, com o intuito de eliminar quaisquer erros encontrados durante o processo. Após a devida correção, deve-se repetir o ciclo. Assim, é nessa etapa que o ciclo se reinicia, dando sequência ao processo de melhoria contínua.

Vantagens e características

O ciclo PDCA oferece, de forma otimizada e contínua, a análise e o monitoramento dos mais variados processos existentes na empresa. É um método amplamente aplicado para maximizar a confiabilidade e a eficiência das atividades de uma organização. Baseado em quatro passos, esse ciclo é considerado um dos recursos mais simples e, ao mesmo tempo, mais eficientes dentre as ferramentas de qualidade. Por ser intuitivo, é fácil de aplicar e traz ganhos reais para a gestão dos negócios, independentemente do porte ou da área de atuação da organização.

É importante ter em mente, porém, que se trata de um ciclo, logo, deve continuamente rodar. Para que isso aconteça, todas as suas fases precisam ocorrer, invariavelmente. Afinal, a omissão de uma etapa pode causar prejuízos ao processo como um todo. Como o ciclo parte do pressuposto de que as coisas podem sempre melhorar, deve-se ter atenção redobrada aos possíveis desvios e a estatísticas de baixa qualidade.

À medida em que um ofensor é identificado e solucionado, o processo passa para um novo nível de qualidade, uma vez que os problemas que antes o afligiam passam a ser vistos como oportunidades de melhorias. E é assim que esse ciclo permite integrar as etapas de modo relativamente simples, já que sua utilização pode acontecer em qualquer processo organizacional. Por essa razão, conseguimos entender que esse modelo de qualidade proporciona a maximização de resultados em qualquer processo em que venha a ser empregado.

Outras aplicações

Convém dizer, ainda, que o PDCA não tem aplicação restrita ao ambiente de trabalho, viu? Logo, ele não só pode como deve também ser usado na vida pessoal. Assim como os líderes são treinados para gerir negócios e extrair dali os melhores resultados, nada mais produtivo do que usar os recursos e conceitos oriundos da administração no dia a dia! Isso quer dizer, basicamente, que os profissionais não devem limitar o modelo de qualidade ao ambiente e aos aspectos corporativos, mas aplicar também a ferramenta em benefício próprio!

Finalmente, é preciso deixar claro que a melhoria contínua deve ser cultivada a todo momento, não devendo, necessariamente, ter um marco de conclusão. O processo de melhoria proporcionado pelo PDCA deve ser aplicado inclusive em ações corretivas imediatas e não somente naquelas ações mais expressivas de correção. Não se esqueça, afinal, de que a chave para o sucesso do ciclo PDCA está nos aprimoramentos que ocorrem a partir de outros. Isso, além de contribuir para um processo de qualidade melhor, aumenta também a produtividade da empresa como um todo.

Gostou de conhecer o ciclo PDCA? Pretende aplicá-lo no seu negócio? Comente aqui e divida suas impressões e expectativas conosco! E não deixe de curtir a nossa página no Facebook para acompanhar os demais conteúdos em primeira mão!