Como o método GTD melhora a sua produtividade

Em um mercado cada vez mais competitivo e exigente, a produtividade passou a ser não apenas um diferencial, mas uma necessidade real para profissionais, empresários e empresas, de modo a colaborar não só para a manutenção da empregabilidade e para a conquista de novas oportunidades, mas também para assegurar o crescimento e o sucesso dos negócios.

É preciso considerar que a produtividade, individual e coletiva, depende de uma série de fatores, em especial do planejamento e organização. E, nesse sentido, elementos externos causam grande impacto e devem ser administrados. A imensa quantidade de informações a que os profissionais são expostos atualmente evidencia a importância de uma rotina de trabalho estruturada para que seja possível atingir uma melhor performance. Além disso, há outras variáveis que influenciam diretamente o desempenho diário, como a pressão por resultados, a sobrecarga de atividades, gestão de pessoas, decisões a serem tomadas, controle de custos e prazos, e, ainda, centenas de e-mails que demandam uma resposta ou uma ação.

Esse cenário pode provocar estresse, irritação e ansiedade, além de prejudicar a qualidade de vida e limitar o rendimento de qualquer profissional. Porém, existem metodologias específicas que permitem a reorganização dessa rotina de forma inteligente e ordenada. Uma delas é o GTD (Getting Things Done).

O método GTD

GTD (Getting Things Done) é uma metodologia direcionada ao aumento da produtividade. Foi desenvolvida por David Allen, autor do livro “Getting Things Done”, ou “A arte de fazer acontecer”, na sua versão em português.

O GTD pode ser considerado um método bastante simples e efetivo, entretanto, sua aplicação exige muita disciplina e dedicação. Assim, é preciso atentar-se para a necessidade de estabelecer padrões e colocar em prática todas as etapas previstas pelo GTD, a fim de reconhecer os benefícios trazidos por essa metodologia.

As etapas do GTD

A aplicação do GTD conta com cinco etapas interdependentes, que devem ser cumpridas rigorosamente. São elas:

Coleta

Nessa primeira etapa, o profissional precisa se concentrar e listar todas as atividades a serem executadas, ideias, projetos e demandas. Basta usar papel e caneta ou anotar no computador ou até em um app no celular. O mais importante é esvaziar a mente, transferindo todas as informações para um documento pessoal, que deverá ser atualizado com frequência. O recomendável é criar uma “caixa de entrada” para armazenar as anotações.

Processamento

Agora é hora de analisar cada item da lista e perceber se há necessidade de uma ação. Sempre que a anotação pede uma atitude, é importante avaliar algumas questões, como:

• Qual o primeiro passo para solucionar o caso? Se essa ação demandar até dois minutos, o ideal é agir imediatamente.
• Posso delegar? Se a reposta for positiva, é necessário registrar a delegação em uma outra lista, facilitando o acompanhamento desse item.
• Devo adiar? Se a decisão for por adiar a ação, é essencial definir um novo prazo para a conclusão da tarefa.

Organização

De acordo com essas respostas, já é possível organizar melhor a rotina de trabalho, resolvendo pendências, estabelecendo cronogramas e planejando ações efetivas. Assim, é essencial manter a disciplina e atualizar a “caixa de entrada” sempre que surgirem novas demandas. Na sequência, esses itens também devem ser analisados.

Para auxiliar o gerenciamento das informações, o método GTD sugere a utilização de diferentes listas para separação de assuntos, desse modo é mais fácil ter uma visão geral de todas as ações.

Revisão

Essa revisão deve ser semanal e serve para verificar as pendências e as tarefas concluídas. É o momento de definir prioridades, organizar a próxima semana e reagendar ações que não foram concluídas. Também é preciso reforçar a importância de evitar o adiamento consciente de ações planejadas.

Execução

Por fim, é necessário executar as tarefas com tranquilidade e foco, pois existe a certeza de que a agenda reúne as ações verdadeiramente importantes. Desse modo, é possível eliminar a insegurança e as preocupações paralelas, o que favorece muito a conquista de altos índices de produtividade.

Em resumo, o GTD (Getting Things Done) é uma metodologia acessível, capaz de produzir ótimos resultados e aumentar sensivelmente a produtividade do profissional. Mas, para tanto, é preciso empenho e disposição.

Você já experimentou o GTD ou outro método dedicado à produtividade? Compartilhe conosco suas dicas e impressões sobre o assunto!