Recibo de pagamento: veja o passo a passo de como fazer

Para finalizar negociações, comprovar recebimento e pagamento, é necessário alguma forma de registro. De modo geral, o recibo de pagamento evita situações indesejadas, como a cobrança de uma dívida já paga ou a incerteza sobre valores ou datas. Ele pode ser usado em diversas ocasiões, e também pode ser adaptado para vários cenários. Aprenda como fazer o modelo de recibo ideal.

Indice

Como fazer recibo de pagamento ? Aprenda!

Pode parecer simples a elaboração de um recibo, ainda mais se já fazemos o uso de algum sistema ou bloco de recibos que já vem com os campos apenas para serem preenchidos. Porém, existem algumas informações que nem sempre colocamos nos recibos e que podem fazer toda diferença por trazerem mais segurança e confiabilidade.

Separamos então as principais informações que você precisa considerar antes de fazer um recibo – inclusive modelos e formas de uso –, com o objetivo de te ajudar a elaborar desde o formato mais simples até o mais completo, com tranquilidade.

Quando o recibo deve ser usado?

Quando fechamos uma negociação, seja o processo de pagamento, recebimento ou apenas um acordo de recebimento futuro, sempre devemos usar o recibo para assegurar os envolvidos de todas as etapas da negociação para evitar perdas ou desgastes, como não pagamento.

Além de fazer um recibo de pagamento, existem outras formas de evitar essas situações. Listamos num post as melhores dicas para evitar golpes financeiros, confira a seguir: Como evitar calotes de clientes: 5 dicas essenciais.

Além do momento de compra, outro momento para uso é o de entrega final do produto ou serviço, confirmando que ambas as partes cumpriram com o combinado. Em caso de pagamento parcelado, existe a possibilidade de fazer um recibo para cada parcela.

Todas as vezes que for realizar uma venda, prestação de serviço ou devolução de algo, é interessante ter uma comprovação, para segurança de ambas as partes.

Quais modelos de recibo devo usar?

Existem alguns layouts prontos , aqueles talões encontrados em papelarias ou modelos que encontramos na internet. Os principais são:

Recibo de pagamento;
Recibo pagamento salário;
Recibo de aluguel;
Recibo comercial, com ou sem canhoto;

Mas não se prenda apenas aos modelos já existentes! Se precisar de informações complementares, dados específicos, seja pela complexidade ou pelo risco da circunstância, preencha com tudo que achar importante. Ou elabore um modelo de acordo com a necessidade apresentada.

Devo usar recibo ou nota fiscal? Qual é a diferença?

O recibo pode ser usado para negociações internas como troca ou venda de itens, por profissionais liberais e autônomos. Ele serve para comprovar o pagamento e recebimento do valor ou objeto, e pode ser usado também para registrar a entrega de brindes ou prêmios.

Já a nota fiscal comprova a transferência de propriedade ou atividade comercial. Este é um documento fiscal e deve sempre ser emitido e entregue ao consumidor no procedimento de compra. Mas se tem dúvidas a respeito da nota fiscal, confira esse conteúdo: Emissão de NFe: conheça os principais erros.

Quais informações colocar no recibo? Como preencher o recibo?

Listamos quais as principais informações devemos encontrar nos recibos e também alguns complementos que podem ser úteis e fazer a diferença no final.

Valores: deve ser descrito qual o valor total da transação, e se haverá ou não entrada e parcelas. Deve elencar também a forma de pagamento (à vista ou parcelado, dinheiro ou cartão). Sempre escreva o valor também por extenso;
Nomes: deve estar contido o nome de todas as partes envolvidas, quem fornece e quem paga. E no final do documento deve conter as assinaturas;
Documentos: o principal solicitado é o CPF, mas nada impede de adicionar também o RG como um complemento;
Data: é importante colocar a data em que está sendo assinado o documento, mas se a entrega do produto for outro dia, deve-se listar também;
Produto ou serviço: qual é o elemento negociado, o que está sendo vendido ou entregue;

Esses são os dados principais que devem constar nos recibos. Mas se for um cenário específico, nada impede de você acrescentar mais informações, para garantir de outras maneiras a sua segurança.

Local: acrescente o endereço e local onde está fechando a negociação. Se for o caso de realizar entrega, é fundamental ter este endereço também.
Entrega: detalhe se é um serviço, como será entregue, se requer um processo ou se será feito em etapas. Tudo isso pode estar descrito no recibo, de forma sucinta.

Esses são apenas exemplos de adversidades que podem ser listadas em seu recibo, caso tenha necessidade de acrescentar e garantir tudo que foi acordado.

Passo a passo para montar o recibo:

Agora vamos entender melhor como montar a estrutura e como fazer um recibo de pagamento. Confira 4 passos simples para esquematizar e como colocar em prática o que vimos até aqui:

Passo 1 – Dê um nome ao seu documento

Identifique se vai ser um recibo de entrega, comprovante de recebimento ou o clássico recibo de pagamento

Passo 2 -Identifique os envolvidos

Em seguida, o nome e os dados da pessoa, a ação que será firmada com o documento, e a quem se dirige, acrescentando nome e documentos pessoais.

Passo 3 – Coloque as informações de compra

Adicione então as informações que foram combinadas, como data de entrega, especificações do produto e tudo que for necessário listar.

Passo 4 – Adicione a data e as assinaturas

Finalize o texto e acrescente o espaço para data e para as assinaturas.

Exemplo de recibo de pagamento

Recibo de pagamento
Eu (nome de quem recebe) portador do CPF: X recebi de (nome do pagador) portador do CPF: Y a importância de R$0,00 (escrever por extenso entre parênteses o valor) no dia 00/00/00 referente à prestação de serviço (se não foi no mesmo dia do pagamento pontuar aqui)/ venda do produto tal (informe qual serviço ou produto), à vista por meio de transferência bancária (especificar forma de pagamento e se foi ou não parcelado).

Data da assinatura + local (cidade e estado)
Assinaturas

Esse modelo é apenas um exemplo simples do que pode ser feito, com as nossas dicas ficará muito mais fácil montar qualquer modelo de recibo. Mas se você gostaria de ter em sua empresa processos mais automatizados, nós indicamos que use um sistema ERP. E para que você entenda mais sobre essa ferramenta, leia o post: O que minha empresa perde por não usar um sistema ERP.

Agora que você já sabe tudo sobre recibo e o passo a passo para montar um, basta fazer o seu! Sempre fique atento aos detalhes e especificidades de cada transação.

Envie esse conteúdo para seus colegas e até a próxima!