Backoffice: Entenda o que é e como torná-lo estratégico

Se procurar pelo significado de back office na internet, poderá ver muitas pessoas trabalhando esse conceito como a “retaguarda” de uma empresa. Com isso, querem dizer que o back office é o conjunto de departamentos — ou de áreas — de uma empresa que não têm ligação direta com seu objetivo principal, que é vender seus produtos ou serviços, mas que dão as bases para que as atividades fins aconteçam.

É como em um time de futebol: enquanto o centroavante trabalha na dianteira, com o objetivo principal de fazer gols, o zagueiro e o goleiro cuidam da retaguarda, dando o suporte que o time precisa para vencer o jogo, mesmo que efetivamente não marquem gols. Assim fica mais claro de entender, não é? Pois bem, se tratado com a devida atenção, o back office de uma empresa pode se tornar tão estratégico e tão importante para o atingimento de objetivos da organização quanto a linha de frente.

Para isso, é importante entender as funções, os objetivos e a importância dessa área da empresa. Pensando nisso, criamos um guia que vai te mostrar todos esses pontos e, principalmente, algumas dicas de como tornar a retaguarda da empresa muito mais estratégica. Acompanhe:

Objetivo e importância do back office para a organização

O back office trabalha para dar os insumos que a organização precisa para abrir as portas todos os dias e cumprir com seu objetivo, que é de vender mais e atender seus clientes. Dentro disso, várias funções estão inclusas: a contratação e retenção de funcionários, o cumprimento de normas e exigências legais, a manutenção de sistemas, a gestão financeira e a compra de materiais, apenas para citar alguns exemplos.

A sua importância se pauta, justamente, em fazer o trabalho essencial para a vitalidade da empresa. Sem o Departamento Contábil, uma empresa não teria legalidade para cumprir com seus objetivos. Sem o RH, não teria um time qualificado, pronto para encarar as demandas de uma semana de trabalho. Ou seja, sem o back office, nem o time comercial e nem o time de execução poderiam trabalhar propriamente.

Mesmo que o trabalho do back office aconteça por trás das cortinas, sem qualquer contato com o cliente, ele é de extrema importância para levar a empresa ao atingimento de seus objetivos!

Os setores que podem fazer parte do back office

Normalmente, os setores considerados como parte do back office são:

• Recursos Humanos;
• Departamento Financeiro;
• Contabilidade;
• Administrativo;
• Departamento de T.I.;
• Gestão de compras e de estoque.

Entretanto, uma coisa precisa ficar clara: isso é algo que pode mudar de empresa para empresa. Em uma indústria, por exemplo, o time do back office poderá ser composto por funções diferentes se comparado com o back office de um e-commerce. Logo, não encare a lista acima como uma regra, ok?

Diferença entre front office e back office

Neste ponto, talvez já esteja clara a diferença entre o back e o front office. Enquanto o primeiro trabalha na retaguarda, dando suporte para que a empresa possa cumprir seus objetivos, o front office trabalha justamente na linha de frente, em contato direto com os clientes.

Se o objetivo da empresa é ter crescimento, aumentando o número de vendas e conquistando cada vez mais clientes, o front office é quem trabalha efetivamente para isso. Portanto, são as equipes que vendem e os que executam o serviço vendido (ou produzem um bem material). Normalmente, é o departamento comercial, o de projetos/produção e os de suporte e atendimento ao cliente.

3 formas que o back office pode ser estratégico para a empresa

Ainda que o trabalho não esteja diretamente ligado com os objetivos finais da organização, o trabalho dos departamentos que estão no back office pode muito bem ser utilizado para gerar melhores resultados à empresa. Se o seu time, ou até mesmo você, tem aquela ideia de que departamentos como o de gestão de recursos humanos ou o departamento financeiro não contribuem para os indicadores finais da empresa, chegou a hora de mudar essa visão! Aqui, listamos diferentes formas de utilizar bem os recursos do back office:

1. Na redução de custos operacionais

Custos operacionais são todos aqueles ligados com a manutenção da empresa. Basicamente, todos os gastos que você precisa ter para deixá-la com as portas abertas. Desde o aluguel do espaço físico, até a papelada e os materiais que são utilizados no escritório. Trabalhando na diminuição desses gastos, maiores serão os resultados nos indicadores financeiros, como o lucro líquido. Afinal, vendendo mais e gastando menos, melhor será a saúde financeira do negócio e, com isso, maiores serão as possibilidades de crescimento.

Se quiser saber sobre como conduzir esse trabalho, temos um post que pode te ajudar! Confira: Reduzir custos de uma empresa — Saiba como economizar.

2. Na definição de metas

Sem a definição de estratégia e, principalmente, sem o acompanhamento constante de metas que demonstram se a empresa está no caminho certo ou não, todos os esforços podem ser em vão.

Pense bem: se o objetivo principal deste ano, definido no planejamento estratégico da empresa, é o de crescer em receita, aumentar a carteira de clientes e expandir suas atividades para o exterior, diversos indicadores de desempenho podem ser definidos a partir disso. São os chamados KPI’s — key performance indicators, ou indicadores-chave de performance. Por exemplo:

• faturamento bruto;
• número de vendas;
• ticket médio;
• aquisição de novos clientes;
• quantidade de vendas internacionais;
• tempo médio de um ciclo de vendas completo;
• e muitos outros.

Definir metas é uma dificuldade para seu negócio? Para resolver essa situação, o primeiro passo é coletar dados, olhar para o que foi feito no passado e, a partir disso, ter noção clara da situação atual da organização em todos os seus aspectos. É com essas informações em mãos que poderão ser definidos objetivos realistas e relevantes. Falamos mais sobre esse processo no artigo “Como um ERP pode ajudar no planejamento anual”.

3. No acompanhamento de seus indicadores

Todos esses indicadores levantados na definição de metas funcionarão como as luzes no painel de um piloto de avião. Se algo estiver errado, e estiver atrapalhando no percurso, a gestão poderá saber na mesma hora, e poderá atuar no momento correto, definindo ações que coloquem a organização de volta nos eixos.

O papel do back office, diante disso, é justamente assegurar o controle de cada um desses números, mantendo-os atualizados, condizentes com a realidade do negócio e dispostos de uma forma prática e acessível, de maneira que qualquer um envolvido na gestão possa ter acesso a estes indicadores rapidamente, e entendê-los sem nenhuma dificuldade.

Para isso, um sistema de gestão pode ser de grande ajuda! O ideal é que ele seja personalizado, implantado e moldado a partir da realidade da sua empresa. Dessa forma, indicadores específicos que se encaixam somente à realidade da sua empresa (como retirar exemplo, o indicador de “quantidade de vendas internacionais”) podem ser configurados facilmente.

Se te parece interessante a ideia, recomendamos a leitura do artigo: Por que investir em um sistema de gestão personalizado?

Back office: modernize a gestão da sua empresa

Viu só quanta responsabilidade o back office carrega? Para garantir o sucesso de uma empresa, não basta apenas vender e executar serviços desenfreadamente. É preciso, antes de tudo, “arrumar a casa” e garantir que todas as estruturas estejam funcionando devidamente. Para isso, na atualidade, um bom sistema integrado de gestão empresarial (ERP) se torna imprescindível.

Na era da modernidade, não dá mais para tomar decisões se não forem baseadas em dados.

Por esse motivo, a nossa dica principal para o back office de toda e qualquer empresa é: modernize e automatize a sua gestão. Acredite, o crescimento de sua empresa pode estar travado por erros na gestão do back office, como o não acompanhamento de gastos comerciais e a má gestão de recursos — apenas para citar alguns exemplos de pontos que uma empresa perde se não usar um sistema ERP.

Então, se o seu objetivo é mudar os rumos do seu negócio e fazê-lo crescer, saiba mais sobre sistema de gestão. Esse software pode sera peça que falta neste quebra-cabeça!

Continue a leitura conferindo o artigo: Software de gestão: saiba tudo sobre essa ferramenta.