Como evitar perdas no estoque da sua empresa

Se uma empresa compra um produto com a intenção de venda e por algum motivo esse artigo não chega às mãos do seu consumidor, houve uma perda de estoque. Como resultado desse cenário, nos deparamos com um prejuízo financeiro e o consequente enfraquecimento do negócio.

Por isso, o processo de tomada de decisão deve incluir atitudes que façam com que ocorra uma prevenção de perdas, para proporcionar a minimização dessa ocorrência — ocasionando em uma redução dos custos e melhora da lucratividade. E para atingir esse objetivo, existe uma série de ações que podem ser implementadas no processo de gestão, tornando esse controle mais assertivo e qualificado. Continue a leitura e confira a seguir a importância desse controle e as principais dicas sobre o tema.

O que é e qual a importância do controle de perdas de estoque?

O controle de perdas se configura enquanto uma metodologia aplicada à gestão de um empreendimento, e está relacionado a uma série de etapas e ferramentas que tem como objetivo realizar a prevenção, controle e combate de eventuais perdas de produtos e suprimentos.

Esse tipo de situação acarreta em um significativo impacto na produção e lucratividade de um empreendimento. Por isso, sua importância se ancora no fato de que ao colocá-lo em prática, estará buscando uma maior segurança do patrimônio do negócio e atuando de forma direta em possíveis desperdícios e importantes falhas nos processos internos e externos das suas escalas de produção, administração, armazenamento e distribuição.

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Como realizar a prevenção de perdas?

Selecionamos 11 dicas práticas que podem ser implementadas e alinhadas para o direcionamento dessa ação.

Antes, é necessário destacar ainda um ponto central para essa compreensão: o controle de perdas precisa ser adotado enquanto uma metodologia contínua e integral, que deve ser compreendida e aplicada enquanto estratégia de gestores, líderes e colaboradores. Tornando-o, dessa forma, um elemento intrínseco ao próprio desenvolvimento e manutenção da cultura organizacional.

A seguir, confira as principais ações sugeridas:

1. Revise os processos internos e mapeie os pedidos

Uma identificação precisa e detalhada das etapas e procedimentos que envolvem desde a aquisição de matéria-prima até a distribuição final dos pedidos é o primeiro passo essencial para a organização da estrutura. Dessa forma, é possível buscar indicadores que demonstrem a performance e desempenho da produtividade, colhendo os dados necessários para uma análise mais determinante.

Essa revisão dos processos internos é o que permite ainda um mapeamento do número de pedidos. Isso porque uma situação bastante comum entre as empresas está relacionada ao medo de perder oportunidades de negócios futuros. O problema é que essa ação pode acabar fazendo com que o estoque seja superdimensionado, já que a intenção é se preparar para um eventual aumento da demanda.

Entretanto, caso essa não seja uma tomada de decisão estruturada em dados concretos, você passa a estar sujeito a se deparar com eventuais momentos onde o estoque possua um giro baixo ou até mesmo nulo, levando ao desperdício de itens e ocorrência de prejuízos à saúde financeira da organização.

Dessa forma, é essencial fazer um mapeamento assertivo e qualificado dos pedidos da empresa, baseado na coleta segura e completa dessas informações, de modo a conseguir prever com relativa segurança se é necessário ou não aumentar o volume para absorver procura futura.

2. Treine a equipe

Como sinalizamos, é essencial que essa seja uma metodologia adotada enquanto estruturante à própria cultura do seu negócio. Isso porque as perdas de estoque também podem acontecer pelo manuseio equivocado ou acondicionamento incorreto das mercadorias, fazendo com que a empresa sofra com essas consequências.

Para contornar e evitar essa ocorrência, a medida mais efetiva é a de realizar um treinamento contínuo e completo dos colaboradores, conforme as necessidades do negócio e as particularidades dos produtos.

Isso evita, por exemplo, que artigos frágeis sejam armazenados sob itens mais pesados, o que pode comprometer sua estrutura. Os produtos perecíveis, que demandam cuidados específicos, também passam a ser acomodados da maneira certa com a devida capacitação, evitando perdas.

3. Garanta a segurança

Um estoque desprotegido é um estoque sujeito a roubos e desvios de produtos, fazendo com que a empresa sofra déficits importantes. Por isso, é necessário garantir a segurança da infraestrutura do armazenamento, assegurando, por exemplo, um controle rigoroso sobre entrada e saída de itens.

A segurança também tem a ver com a proteção física dos artigos, sendo necessário que o estoque esteja localizado em um local com bom acondicionamento e que seja, preferencialmente, protegido contra intempéries (como ventos e tempestades). Dessa forma, também se reduz a possibilidade de perdas.

4. Atente-se à sazonalidade das matérias-primas

Realizar uma gestão de estoque sazonal é um dos tipos de planejamentos vitais para uma organização, e isso porque cada empreendimento terá que lidar com suas particularidades de sazonalidade.

O estoque da matéria-prima entra enquanto preocupação porque a baixa oferta de insumos é um perigo real, e estar preparado para isso garante que a sua produção aconteça sem intercorrências. Mas para isso, é preciso realizar uma extensa avaliação do próprio mercado, fazendo ainda o comparativo com o mesmo período de outros anos e também com o perfil de comportamento dos parceiros e concorrentes.

5. Estabeleça um calendário e realize promoções

A perda de produtos por conta da proximidade com a data de validade é um erro que pode ser contornado com uma boa estratégia e controle de vendas. Afinal, ter uma mercadoria estagnada significa um prejuízo nos valores de revenda. Dessa forma, a oferta de promoções é uma solução que se apresenta ao serem percebidos itens de estoque que estejam também parados nas prateleiras.

Mas é preciso, é claro, que esse seja um planejamento previamente alinhado com o próprio time de marketing, criando oportunidades atrativas e que resultam em um menor índice de produtos no seu estoque. A recepção dos seus consumidores também precisam ser analisada, para que os investimentos seguintes estejam coerentes com as possibilidades de compras.

6. Inspecione itens recebidos

Por maior que seja a confiança depositada em seu fornecedor, é muito importante fazer uma inspeção detalhada dos produtos assim que os receber. Desta maneira, antes mesmo de os itens darem entrada no estoque, algum responsável deve examiná-los adequadamente.

Isso evita que mercadorias fora das especificações sequer entrem no seu armazenamento, já que não poderão ser comercializadas por não ofertarem o padrão de qualidade exigido. Esse cuidado é muito importante porque, muitas vezes, uma inspeção superficial pode dar a impressão de que os produtos correspondem com o esperado, mas, com o passar do tempo, os defeitos começam a surgir.

E no caso de materiais perecíveis, uma conferência essencial é a relacionada às datas de validade, afinal, se estiverem muito próximas, o giro de estoque precisará ser alto para realizar a venda a tempo.

Lembre-se: se encontrar irregularidades posteriores e o fornecedor não realizar a troca, o prejuízo ficará com sua empresa. Por isso, nada de aceitar quaisquer itens até que possa assegurar sua qualidade.

7. Acompanhe os indicadores

Os indicadores de desempenho são métricas aplicadas para a realização de análise de produtividade e fluxo de trabalho e visam auxiliar no processo de tomada de decisões e no estabelecimento de metas e demandas a serem atingidas.

Por isso, utilizá-las no gerenciamento de estoque é mais uma medida para medir essa performance e identificar se há possíveis gargalos, atrasos ou desperdícios que estejam prejudicando a manutenção de estoque e que possam ser minimizados e contornados. Os indicadores são responsáveis ainda por fundamentar a construção segura de necessidades de compra e armazenamento, bem como de outros futuros investimentos.

8. Faça um inventário rotativo

Se sua empresa apresenta um problema crônico com perda de estoques, é fundamental fazer um inventário rotativo para identificar de maneira mais precisa quais são as causas desse problema.

Para isso, é preciso fazer uma contagem contínua dentro de um período previamente determinado (que pode ser diário, semanal ou até mensal). Esse procedimento é importante para conferir os dados dos itens vendidos, comparando com a quantidade utilizada do estoque.

Se essas informações não baterem, significa que dentro desse intervalo houve uma perda associada que deve ser sanada, sendo especialmente útil em momentos de grande demanda ou quando uma metodologia diferente é implantada na empresa.

9. Aplique uma gestão correta dos suprimentos

Contar com um sistema de gestão integrada empresarial significa ter à sua disposição uma ferramenta responsável por garantir um controle muito mais efetivo e em tempo real. O ERP, ou Enterprise Resource Planning, centraliza os dados e informações de todos os departamentos de uma organização em uma única plataforma de acesso.

Dessa forma, apresenta uma perspectiva geral do desempenho, viabilizando a construção de documentações, indicadores, dados e comparativos de maneira ainda mais assertiva e otimizada. Do ponto de vista da segurança, esse recurso ainda ajuda a manter um controle restrito sobre tudo o que entra e o que sai, fazendo com que os itens fiquem devidamente protegidos.

Ou seja, adotar um software de gestão também permite que a contagem do estoque seja feita de maneira precisa, evitando superdimensionamentos, falhas de coleta de referências e, consequentemente, perdas de produtos!

10. Documente perdas anteriores

Na prática, perdas de estoque algumas vezes são inevitáveis. Por isso, é importante que você documente sempre que houver essa ocorrência, identificando a quantidade, o impacto no negócio e o motivo que a ocasionou. A partir disso, você cria um histórico relevante, podendo identificar tendências e padrões que em outro momento passariam despercebidos.

Imagine que, na prática, ao notar que em determinado período do ano sempre ocorrem perdas de certo item, é sinal de que há algum fator contribuinte. Dessa forma, ao ter um histórico confiável, você pode investigar as causas e otimizar seu estoque.

Agora você já compreende o que são as perdas de estoque, a importância de um gerenciamento qualificado e também os principais elementos e ações que podem ser aplicados para revertê-la. Continue acompanhando nosso blog para mais informações e compartilhe suas dúvidas e possíveis apontamentos. Aproveite ainda para conferir sobre a importância do desenvolvimento de planos de negócio.

Nos vemos no próximo post!