Como deixar reuniões mais produtivas e interessantes

Fazer reuniões mais produtivas e que efetivamente otimizem o tempo dos profissionais de sua empresa é muito mais fácil do que você imagina. Algumas medidas simples, como a divulgação prévia de pauta e uma ordem de tópicos já ajudam muito! E você, já teve que lidar com reuniões que não progrediam, nem chegavam a bons resultados? Confira nossas dicas sobre como tornar suas reuniões mais produtivas:

Indice

Defina previamente as pautas da reunião

Você e todos os profissionais de sua equipe devem chegar à reunião sabendo exatamente o tema a ser tratado, seus principais aspectos e os projetos em andamento que precisarão ser executados a partir do encontro. Essa medida possibilita que as pessoas se preparem previamente, lendo relatórios sobre o tema, adiantando resultados e trazendo informações mais atualizadas.

Evite conversas paralelas

Conversas paralelas, ainda que sejam sobre a mesma temática da reunião, podem acabar distraindo sua equipe e tirando a atenção daquilo que realmente importa. Procure evitar esse tipo de hábito, conduzindo a reunião por meio de inscrição de falas (caso seja necessário para organizar melhor o debate).

Mantenha-se no foco dos debates

Por falar em manter o foco dos debates, é muito comum que algumas reuniões deem ensejo a novos problemas, desafios e temas. No entanto, é preciso se ater ao propósito previamente estabelecido para aquela reunião. Para não perder a contribuição dessas sugestões de temas paralelos, que tal fazer uma lista de “assuntos a discutir depois”? Essa medida simples pode fazer com que vocês não percam o foco e ainda levantem pautas para um próximo encontro.

Exija preparo de sua equipe

Algum de seus funcionários não se preparou para a reunião? Não leram um relatório importante, nem fizeram sua parte ao trazer informações atualizadas para o encontro? Repreenda esse tipo de comportamento para que ele não ocorra novamente. Assim, todos estarão mais preparados no próximo encontro.

Tenha um horário de início e de término

Reuniões produtivas não são sinônimo de reuniões intermináveis. É preciso ter uma hora de início e outra de término, para que as pessoas possam se programar e aproveitem ao máximo o tempo designado para o encontro. Repreenda atrasados também, já que eles podem prejudicar esse tempo de duração.

Crie uma cultura de participação

Não seja excessivamente formalista durante os encontros com sua equipe. Esse tipo de ambiente pode inibir novas ideias e críticas imprescindíveis para o crescimento de sua empresa. Procure criar um ambiente convidativo, em que as pessoas possam opinar e dar suas contribuições para os temas tratados.

Estabeleça prazos determinados para cobrar resultados

Ao saírem de uma reunião, seus profissionais devem saber exatamente o prazo que eles têm para realizar suas tarefas e entregar seus resultados. Seja por e-mail, pessoalmente, ou até mesmo para uma nova reunião, é essencial estabelecer prazos para cobrar resultados.

Delegue responsabilidades

Assim como é fundamental saber quando entregar resultados, também é preciso saber quem irá entrega-los. Assim, delegar responsabilidades é outra tarefa que o líder de uma equipe deve saber conduzir no momento da reunião. Seja claro nesse momento e especifique bem a natureza da execução da tarefa, tanto para o responsável por ela, quanto para o resto de sua equipe.

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