Como usar alertas inteligentes na gestão de um negócio

Diariamente, as empresas coletam e armazenam um volume grande de dados estruturados e não estruturados na forma de e-mail, documentos, imagens a partir de diversas fontes. Mas quais delas têm realmente relevância para o desenvolvimento e crescimento de um negócio?

Softwares eficientes, como o ERP, podem monitorar remotamente as informações armazenadas. Eles conseguem fazer uma gestão inteligente de dados, utilizando perguntas simples para encontrar respostas assertivas no armazenamento, que irão auxiliar na tomada de decisões de forma mais assertiva.

Além disso, você pode configurar essa ferramenta para criar avisos em cima de dados que são importantes para a gestão da empresa. Os chamados “alertas inteligentes” podem ser muito úteis e são recursos valiosos para as empresas. Quer entender um pouco mais sobre o assunto? Acompanhe o post!

Indice

Como criar um alerta inteligente?

Os alertas inteligentes são ferramentas úteis que estão presentes no software de gestão. O ERP é um sistema de gestão para empresas de pequeno e médio porte, que une aspectos operacionais com inteligência gerencial.

Ele tem a funcionalidade de avisar os usuários sobre, por exemplo, produtos que estão faltando no estoque, clientes que deixaram de comprar, pedidos que estão atrasados ou produtos parados no estoque. Tudo isso por meio de um painel de mensagens com design intuitivo e bastante fácil de operar.

Alguns questionamentos são muito importantes para direcionar os alertas inteligentes. Podemos classificá-las em três categorias: clientes, produtos e financeiro. Veja alguns exemplos que podem te ajudar:

Em relação aos clientes

Os clientes são a parte principal de um negócio. É importante coletar e analisar a opinião dos seus consumidores. Veja alguns questionamentos que podem ser configurados olhando para seus consumidores:

Quais são meus clientes que compram mais?
Qual é o ticket médio deles?
Quem são meus clientes mais regulares e fiéis?
Quais são os clientes que estão com atraso nas compras previstas?
Qual é a previsão para uma nova compra do cliente?

Confira o post: Gestão de clientes: erros que você precisa evitar

Em relação aos produtos

Independentemente do tamanho ou nicho de um negócio, ele sempre vai ter poder sofrer adaptações, seja para crescer ou se adaptar às mudanças. Novamente aqui, a opinião dos clientes é muito importante, são eles que consomem e qualificam a qualidade de um produto ou serviço.

Por isso, é tão importante promover pesquisas de satisfação e acompanhar as métricas de qualidade. Algumas sugestões, críticas e dúvidas podem ajudar muito para responder perguntas como:

Qual produto/serviço traz mais lucro?
Qual produto/serviço está há mais tempo sem vender?
Algum produto/serviço vende apenas para uma região?
Qual produto/serviço teve mais devolução ou problema?
Qual produto/serviço tem potencial de melhora?

Em relação ao financeiro

Qualquer ação realizada em uma empresa deve ser analisada pela gestão financeira. Afinal, elas devem arcar com as suas responsabilidades fiscais, gastos básicos com aluguel, funcionários, fornecedores e ainda visar uma margem de lucro.

Algumas questões podem auxiliar os gestores a entender melhor quais áreas precisam de mais investimento e onde pode estar havendo prejuízo:

Qual cliente deve mais?
Quanto custa manter o estoque atual?
Quanto está sendo gasto em juros bancários?
Qual o gasto com fornecedores?
Quanto deve ser pago de impostos?
Quanto é gasto com despesas fixas?

Enfim, as possibilidades são infinitas. Com um banco de dados inteligente, qualquer pergunta pode ser respondida com o intuito de ajudar muito na tomada de decisões.

Tipos de alertas inteligentes em um sistema de gestão

Os sistemas de gestão podem ser integrados a outras ferramentas para capturar dados e criar alertas inteligentes, veja algumas delas:

Alertas por e-mail

O e-mail tem uma enorme vantagem para a organização de informações. É também o melhor meio de receber avisos e agendar compromissos.

O ideal é poder unir essas características com o software de gestão e enviar as informações para os responsáveis de cada área da empresa. Veja alguns exemplos de informações que podem chegar por e-mail:

Pedidos de compra;
Clientes que estão dentro do prazo de nova compra;
Clientes que deveriam comprar;
Contas a receber no período;
Estoque diário.

Veja: Controle de Estoque: tudo o que você precisa saber

Alertas operacionais

Cada operação realizada pelo software pode avisar o usuário sobre oportunidades — ou riscos — daquela operação. Veja alguns exemplos de alertas operacionais:

Avisar o usuário quando identificar que o pedido do cliente está abaixo da sua média;
Avisar sobre uma compra acima dos limites de crédito do cliente;
Alertar sobre pessoa física comprando em nome de pessoa jurídica ou o inverso;
Ser usado como Kanban e avisar a situação de estoque;
Alertar sobre os pedidos de compra que não foram expedidos.

Alertas mobile

É inegável o poder da telefonia celular e da sua portabilidade. A partir de aplicativos de conversação, é possível conversar com clientes, enviar pesquisas de satisfação e coletar um grande número de informações.

Uma facilidade que permite reação rápida a qualquer mudança relevante dos indicadores da empresa.

Qual a importância dos alertas inteligentes para a gestão de um negócio?

O sucesso e o crescimento de uma empresa independe do porte e do nicho, depende, na verdade, de uma gestão integrada e eficiente, incluindo os setores administrativos, atendimento, vendas, recursos humanos, dentre outras. Cada área gera dados que são de grande importância para avaliar se o que está sendo feito está no caminho certo.

O alerta inteligente auxilia muito nesse processo. Qualquer mudança em cima dos dados acompanhados geram um alerta e os gestores conseguem se adaptar, mudar ou traçar novas estratégias de formar rápida, para garantir a saúde de um negócio antes de um impacto maior.

Por meio dos alertas inteligentes, o empresário recebe avisos sobre riscos e oportunidades em relação ao seu negócio, até mesmo quando ele não está presente na empresa. Contar com um sistema ERP é a melhor solução para acompanhar e administrar seu negócio.

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