Como Criar Um Processo De Cobrança Corretamente

Quer criar um processo de cobrança eficiente? 

Saiba que para isso você precisa adotar uma série de medidas, como melhorar a organização dos registros financeiros, estabelecer uma sequência clara de ações, automatizar o acompanhamento de pagamentos em atraso e oferecer opções flexíveis de pagamento aos clientes.

Somado a isso, é importante também que você mantenha uma comunicação proativa e empática com os clientes, buscando entender as razões por trás dos atrasos e oferecendo soluções personalizadas. 

Aliás, a implementação de tecnologias que permitam monitorar o histórico de pagamentos e ajustar as estratégias de cobrança também pode tornar o processo mais eficiente e sustentável. Vem com a gente!

O Que É Processo De Cobrança?

Um processo de cobrança é composto por conjunto estruturado de atividades e procedimentos para recuperar valores devidos por clientes ou devedores. 

Ele deve envolver etapas como o envio de lembretes de pagamento, comunicação direta com os devedores, negociação de acordos de pagamento, e em casos mais extremos, ações legais para recuperar os valores devidos. 

Um processo de cobrança eficaz visa recuperar os pagamentos em atraso e garantir o pagamento de obrigações financeiras dentro dos prazos. Sem contar que ele também preserva o relacionamento com o cliente, buscando soluções amigáveis de negociação. 

Qual A Importância Do Controle No Processo De Cobrança?

O controle no processo de cobrança assegura que todas as etapas sejam executadas de forma eficiente e de acordo com políticas e procedimentos estabelecidos pela empresa.

Ao implantar um processo de cobrança eficiente, é possível ter consistência e uniformidade nas abordagens aos clientes inadimplentes.

Somado a isso, ele também auxilia no monitoramento do desempenho e os resultados financeiros obtidos ao longo do tempo, além de diminuir o risco de perdas financeiras.

Quais Os Tipos De Ação De Cobrança?

Hoje em dia, existem os mais diversos tipos de ações de cobrança, permitindo que as empresas possam escolher o método mais adequado para as políticas e particularidades do negócio.

Confira as principais:

Cobrança Extrajudicial

A cobrança extrajudicial, normalmente, é adotada após esgotar as tentativas administrativas de cobrança. 

Dessa forma, as empresas são obrigadas a optar por procedimentos extrajudiciais, como o registro da dívida no Cartório de Protesto de Títulos, onde a dívida permanece até sua devida liquidação ou cancelamento.

Cobrança Judicial

Já a cobrança extrajudicial ocorre, geralmente, em casos mais complexos, onde a empresa recorre à Justiça para que ela possa decidir sobre o litígio entre as partes. 

Neste processo de cobrança, o juiz pode determinar diversas medidas, como a execução de bens do devedor, previamente identificados por meio de pesquisas patrimoniais de bens móveis e imóveis, realizadas em departamentos de trânsito e cartórios de registro de imóveis.

Ação De Cobrança Digital

No caso da ação de cobrança digitais, as empresas adotam tecnologias, como e-mails, mensagens de texto e plataformas online e de mensagens instantâneas para agilizar a comunicação com os devedores.

Ao adotar essa abordagem, a ideia é oferecer opções de pagamento eletrônico, facilitando o processo de cobrança de maneira conveniente e eficiente.

Processo De Cobrança Via Negativação

Esse processo de cobrança acontece quando a empresa inclui uma dívida não quitada nos registros de agências de crédito, como o Serasa, por exemplo.

Nesse caso, a cobrança via negativação tem como objetivo incentivar o devedor a regularizar sua situação financeira para evitar consequências negativas em seu histórico de crédito, prejudicando suas futuras solicitações de crédito junto às instituições financeiras.

Ação De Recuperação De Dívidas

A recuperação de dívidas é um tipo de cobrança que envolve a alocação de recursos específicos, como setores ou equipes especializadas para entrar em contato com devedores e gerenciar ativamente o pagamento de dívidas em atraso. 

Esse modelo de cobrança é essencial para as operações empresariais, garantindo que todas as faturas pendentes sejam monitoradas e cobradas de forma eficiente e adequada.

Cobrança Administrativa

A cobrança administrativa é uma abordagem amigável e usada para resolver dívidas sem recorrer a processos judiciais.

Nesse caso, as empresas usam comunicações diretas, como ligações telefônicas, cartas de cobrança, mensagens de SMS, aplicativos de mensagens ou mesmo notificações extrajudiciais para negociar acordos e recuperar o crédito de forma pacífica e eficaz.

Quais Consequências De Um Controle De Cobranças Mal Feito?

A inadimplência representa um desafio significativo para empresas de todos os portes, tendo um impacto significativo na estabilidade financeira. 

Por isso, para evitar as consequências de um controle de cobrança mal feito, é importante estabelecer metas claras para a recuperação de pagamentos atrasados e evitar ao máximo a ocorrência dessas situações. 

Lembre-se que uma gestão de cobrança inadequada ou mal executada pode acarretar sérias consequências para a organização, afetando diretamente sua rentabilidade, fluxo de caixa e planejamento financeiro. 

Sem contar que isso gera também incertezas em relação ao retorno dos valores devidos, além de comprometer o relacionamento com o cliente, resultando na perda de valores monetários e do próprio cliente.

Como Estruturar E Controlar O Processo De Cobrança?

Para estruturar de maneira eficaz os processos de cobrança, o ideal, primeiramente, é considerar as características do seu negócio e segmento de atuação. 

Na implementação desse processo, adote uma abordagem preventiva, começando com uma análise rigorosa de crédito para antecipar possíveis inadimplências. 

Além disso, mantenha um controle claro das contas a receber, além de monitorar constantemente o departamento financeiro.

Não deixe de adaptar os métodos de pagamento às preferências dos clientes para evitar atrasos e garantir um processo de cobrança eficiente.

Quando se trata da fase de cobrança propriamente dita, adote um manual claro que oriente os colaboradores sobre como agir diante de atrasos nos pagamentos, sempre com sensibilidade e respeito ao cliente. 

Agir prontamente ao identificar atrasos, registrar todas as interações de forma detalhada e estar aberto a negociações flexíveis são medidas que ajudam na recuperação das dívidas e preservam o relacionamento com os clientes.

Ao implementar essas ações no seu processo de cobrança, é possível fortalecer a saúde financeira da sua empresa, melhorar a eficiência operacional e promover um ambiente de negócios mais estável e confiável.

Além disso, uma dica é adotar um sistema de gestão, que auxilia na automação e no controle mais eficiente dos processos de cobrança.

Essas soluções possuem ferramentas para gerenciar prazos, acompanhar históricos de pagamento dos clientes e enviar lembretes automáticos.

Conclusão

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