Saiba Como Escolher ERP Para Contratar A Opção Certa

Saber como escolher ERP adequado para as necessidades específicas de uma organização é um passo crucial para garantir o funcionamento e o sucesso na implantação da solução.

Neste artigo, exploraremos os principais critérios e considerações envolvidos na seleção do ERP ideal, permitindo que as empresas tomem decisões assertivas e contratem a opção certa para impulsionar seu crescimento e sucesso.

Mas O Que É Um ERP? 

Antes de conferir nossas dicas sobre como escolher ERP, vamos recapitular rapidamente no que consiste esse recurso e para que serve? 

Simples: um ERP é um software que integra todos os processos e departamentos de uma empresa de modo a automatizar os fluxos de trabalho e armazenar os dados em um único ambiente tecnológico.

O maior benefício que um ERP pode trazer para o negócio é, portanto, unificar as informações e torná-las disponíveis para todos os envolvidos no dia a dia das operações. 

Assim, quando o departamento de vendas processa dados, por exemplo, o financeiro e a produção têm acesso às informações atualizadas sem a necessidade de consultar e comparar diversas planilhas produzidas separadamente. 

Qual A Importância Do ERP? 

A importância do ERP está intrinsecamente ligada à sua capacidade de centralizar e unificar informações em uma única plataforma. 

Isso resulta em uma visão panorâmica das operações da empresa, permitindo que os gestores tomem decisões informadas, estratégicas e baseadas em dados concretos. 

Além disso, o sistema ERP reduz a redundância de dados e a necessidade de sistemas isolados, aumentando a eficiência e a produtividade em todos os níveis organizacionais. 

Ao proporcionar um fluxo contínuo de informações entre departamentos, o software melhora a colaboração interna e otimiza a coordenação de atividades complexas. 

Dessa maneira, ao compreender como escolher ERP certo, a sua empresa consegue ter processos mais ágeis e integrados, reduzindo erros, retrabalhos e atrasos. Outro aspecto crucial é a capacidade de previsão que o ERP oferece. 

Com acesso a dados históricos e em tempo real, as empresas podem identificar tendências, antecipar demandas do mercado e ajustar suas estratégias de forma mais precisa. 

A ferramenta também desempenha um papel vital na conformidade regulatória. Ao centralizar informações financeiras e de operações, ele facilita auditorias e relatórios precisos, garantindo que a empresa cumpra as normas legais e regulamentares.

Portanto, entender como escolher ERP é fundamental para garantir que a ferramenta seja uma contribuição valiosa para a gestão e crescimento da empresa. 

Como Funciona Um Sistema ERP? 

O funcionamento do sistema ERP baseia-se em centralizar e unificar informações em um único software, permitindo que diferentes departamentos e funções compartilhem dados de maneira eficiente.

Integração de Dados

O ERP reúne dados de diversos departamentos, como finanças, recursos humanos, estoque, vendas, produção e muito mais. Isso evita a duplicação de informações e garante que todos tenham acesso a uma visão consistente e atualizada das operações.

Base de Dados Centralizada

Todas as informações são armazenadas em uma única base de dados. A solução permite que os diferentes módulos acessem os mesmos dados em tempo real, garantindo consistência e precisão.

Automatização de Processos

O sistema ERP automatiza processos-chave, como fluxo de trabalho de aprovações, geração de relatórios, cálculos financeiros, processamento de pedidos, entre outros. 

Acesso Controlado

O ERP permite atribuir diferentes níveis de acesso aos usuários, garantindo que apenas as pessoas autorizadas tenham permissão para visualizar ou editar certos dados. 

Gestão de Fluxo de Trabalho

A ferramenta pode definir fluxos de trabalho personalizados, direcionando tarefas automaticamente para as pessoas certas conforme as regras de negócios.

Relatórios e Análises

Um dos principais benefícios de um sistema ERP é a geração de relatórios detalhados e análises de desempenho. Os gestores podem acessar informações em tempo real, facilitando a tomada de decisões informadas e estratégicas.

Customização

Muitos softwares permitem customizar os módulos de acordo com as necessidades específicas da organização, adaptando-se aos fluxos de trabalho e requisitos exclusivos.

 

“O sistema foi implantado na Meditron em agosto de 2013, após vários outros sistemas que não conseguiram atender os reais processos da empresa. Com um baixo custo de implantação, facilitou prontamente os processos e refletiu as maiores necessidades da empresa, principalmente no controle de clientes, orçamentos, pedidos de venda, estoque, faturamento e financeiro. O sistema é simples, operacional e satisfatório. Os dados e relatórios podem ser exportados para PDF e Excel, além de poderem ser programados para recebimento periodicamente por e-mail. Estamos plenamente satisfeito com o sistema e do suporte da ADV Tecnologia”. (cliente Meditron)

 

E Como Escolher Um ERP?

Dito isso, vamos aos vários critérios que devem ser considerados na hora de buscar seu ERP no mercado de softwares. Com as nossas dicas, você vai compreender como escolher ERP certo para o seu negócio. 

Levante As Necessidades Da Empresa

O primeiro passo para verificar qual ERP poderá atender melhor à empresa é fazer um levantamento das necessidades que precisarão ser sanadas com o sistema. 

A melhor forma de fazer isso é mapeando os processos já existentes e também levantando quais precisam ser criados ou ajustados para que a operação se torne mais produtiva e traga retornos ainda maiores para o negócio. 

Busque Um Fornecedor De Confiança 

O ideal é montar o projeto e mostrá-lo a alguns dos potenciais fornecedores do mercado. Aí, as empresas desenvolvedoras demonstrarão as funcionalidades de suas soluções (por isso é importante que o setor de Tecnologia da Informação esteja envolvido no processo). 

Mas, vá além das especificações técnicas e da usabilidade do sistema, avaliando o fornecedor em si. Verifique qual é sua reputação no mercado e como são os suportes técnico e de atendimento oferecidos. Você pode fazer benchmarking com as empresas que já são clientes, conversar com a equipe de TI e também com alguns usuários. 

Entenda Quantas Pessoas Estarão Envolvidas 

Entender quantas pessoas estarão envolvidas é crucial entre as melhores práticas de como escolher ERP. Avalie o tamanho da sua equipe, desde usuários finais até administradores. Isso ajudará a determinar licenças necessárias, níveis de acesso e suporte requerido. 

Certifique-se de envolver diferentes departamentos para abranger todas as necessidades operacionais. 

Verifique Se Há Cases De Sucesso

Uma excelente forma de avaliar, ao mesmo tempo, o sistema e seu fornecedor é verificar sua experiência em relação à sua área de atuação, ao ramo do seu negócio. 

Embora isso não deva ser tratado como determinante, quando o fornecedor tem cases de sucesso com empresas similares à sua, significa que ele já teve um aprendizado prévio e, portanto, poderá atendê-lo com mais propriedade. 

Analise O Plano De Implementação 

O período de implementação do sistema ERP é marcado por mudanças significativas na rotina dos usuários, podendo impactar tanto na produtividade como em diversos outros fatores. 

Para compreender como escolher ERP certo e fazer a melhor contatação, o ideal é que o fornecedor procure diminuir esses impactos negativos ao máximo, fazendo a implantação com a maior rapidez possível. 

Para saber se isso é viável e recebe a devida atenção por parte do fornecedor, é importante avaliar as metodologias e o planejamento de implementação oferecidos.

Avalie O Treinamento Oferecido

Já durante a implantação, é importante que boa parte da equipe aprenda a lidar com o novo sistema. É por isso que a qualidade do treinamento oferecido pelo fornecedor se torna fundamental, proporcionando que essa curva de aprendizado seja a menor possível. 

Então avalie como é o treinamento oferecido pela empresa desenvolvedora do software antes de tomar qualquer decisão. 

Cheque As Funcionalidades Do Sistema 

Sabendo de suas necessidades e mapeando os processos da empresa, você já terá uma boa ideia de como as funcionalidades dos sistemas que está avaliando poderão se encaixar (ou não) na realidade do negócio. 

Avalie cuidadosamente as  e a possibilidade de personalizar as funcionalidades. Verifique também se os fluxos de atividades dentro da solução são amigáveis, se a usabilidade é mesmo boa. Coloque-se no lugar do usuário final e veja se seu dia a dia seria facilitado com o sistema ERP. 

Enxergue O Potencial De Crescimento 

A intenção da sua empresa é crescer, certo? Mas e o sistema ERP avaliado, conseguirá acompanhar esse crescimento, com aumento da demanda, da quantidade de usuários, do volume de dados processados e armazenados e assim por diante? O ideal é verificar logo se o fornecedor tem capacidade de atender a suas possíveis demandas de customização nesse sentido. 

Examine A Segurança Do ERP

Como todos os dados da sua empresa estarão no sistema, é importante que a equipe de TI faça uma boa avaliação das especificações técnicas relativas à garantia de segurança da informação. Afinal de contas, o ERP não pode ter vulnerabilidades que coloquem os dados corporativos em perigo! 

Pese O Preço Do Sistema

Depois de verificar todos os quesitos citados acima, chegue aos fornecedores que melhor se encaixam no que você procura e, só então, avalie os custos. 

Mas atenção: procure pelos custos ocultos associados ao sistema ERP, que incluem implementação, upgrades de hardware, recursos da equipe de projeto, tempo de implementação, manutenção e assim por diante.

Com a crescente oferta de softwares no mercado, escolher a solução certa pode parecer tarefa difícil, mas, com as necessidades do negócio devidamente mapeadas e fazendo avaliações técnicas minuciosas, você logo conseguirá encontrar a que melhor se adapta a suas demandas!

Procure Um Sistema De Fácil Implantação

Escolher um ERP que seja fácil de implementar pode minimizar interrupções nos processos de negócios. 

Procure sistemas que ofereçam uma implementação suave, com suporte técnico adequado e um processo de migração de dados bem gerenciado. Avalie a complexidade da configuração inicial e se o fornecedor oferece treinamento eficaz para sua equipe se adaptar rapidamente.

Avalie O Custo-Benefício

O custo é um fator crucial. Considere não apenas o preço inicial do sistema ERP, mas também os custos contínuos, como manutenção, suporte técnico e possíveis atualizações. 

Compare esses custos com os benefícios que a solução proporcionará à sua empresa, como automação de processos, melhorias na eficiência e precisão dos dados, e análises mais robustas.

Quais Os Melhores Sistemas ERP Do Mercado?

Agora que você já sabe como escolher ERP, confira as opções mais vantajosas do mercado!

ADV Tecnologia 

O software da ADV Tecnologia é considerado um dos melhores ERPs do mercado devido à sua ampla gama de recursos e funcionalidades que atendem várias necessidades das empresas. 

Sua interface intuitiva, capacidade de integração com outras ferramentas e suporte abrangente contribuem para sua reputação sólida entre os sistemas de gestão empresarial. 

O sistema ERP também se destaca pela possibilidade de personalização permitindo aos usuários adaptarem a configurações e funcionalidades de acordo com suas preferências e necessidades individuais. 

Isso contribui para uma experiência mais flexível e satisfatória, atendendo a uma ampla variedade de usuários com diferentes exigências e estilos de uso. 

Além disso, a personalização também pode melhorar a eficiência e a produtividade, uma vez que as ferramentas e recursos mais relevantes podem ser acessados com maior facilidade.

Quando é hora de contratar um ERP?

A decisão de implementar um sistema ERP é um marco importante para muitas empresas, pois pode afetar significativamente a eficiência operacional, a visibilidade dos processos e a tomada de decisões. Aqui estão alguns sinais de que pode ser hora de considerar a contratação de um ERP:

Crescimento e Complexidade

Se a empresa está crescendo rapidamente ou se tornando mais complexa em termos de operações, estoque, clientes e fornecedores, um ERP pode ajudar a lidar com esse aumento de demanda e manter as operações funcionando de maneira eficaz.

Integração de Departamentos

Se diferentes departamentos da empresa estão usando sistemas independentes que não se comunicam bem entre si, um ERP pode unificar todas as informações, facilitando a colaboração e a troca de dados entre as equipes.

Processos Descentralizados

Se os processos de negócios estão descentralizados, resultando em dificuldades para rastrear informações e coordenar atividades, um ERP pode centralizar esses processos e melhorar a visibilidade. 

Necessidade de Dados Precisos 

Se a empresa está lutando para obter informações precisas e em tempo real sobre suas operações, finanças e estoque, um sistema ERP pode fornecer relatórios e análises detalhados para embasar decisões estratégicas.

Automatização e Eficiência

Se há muitas tarefas manuais e repetitivas consumindo tempo e recursos da equipe, um ERP pode automatizar essas tarefas, liberando os funcionários para se concentrarem em atividades mais estratégicas.

Conformidade e Regulamentações

Se a empresa precisa cumprir regulamentações específicas do setor ou requisitos de conformidade, um sistema ERP pode ajudar a manter registros adequados e a acompanhar as mudanças necessárias. 

 

Conclusão 

Ao finalizar essa jornada de compreensão sobre como escolher ERP, fica evidente que a seleção criteriosa desse sistema é um processo que demanda análise minuciosa, planejamento e alinhamento com os objetivos organizacionais. 

A escolha certa pode catalisar a eficiência operacional, aprimorar a tomada de decisões e impulsionar a colaboração entre departamentos. 

Portanto, ao considerar fatores como facilidade de implantação, custo-benefício e escalabilidade, as empresas estarão melhor preparadas para contratar uma solução que se adapte às suas necessidades presentes e futuras. 

Ao investir tempo e esforço na seleção do ERP adequado, as organizações estão pavimentando o caminho para um futuro mais ágil, integrado e competitivo.

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