Veja 7 erros na geração de arquivos no SPED Fiscal

Você já está pronto para prestar todas as informações de interesse do Fisco sobre a apuração de ICMS e IPI? Será mesmo? A Portaria CAT 22, de 16/02/2016, por exemplo, que disciplina os procedimentos a serem adotados para fins de Escrituração Fiscal Digital pelos contribuintes do ICMS em SP, alterou as datas de entrega dos arquivos. A partir da referência abril de 2016, os arquivos da EFD (SPED Fiscal) deverão ser entregues até o dia 20 (vinte) do mês subsequente. Mas não são somente as constantes mudanças de orientações legais que confundem os empresários.

Inovações tecnológicas, mudanças de prazos de cumprimento de obrigações fiscais e muitos, muitos relatos de contribuintes que estão tendo problemas para validar os arquivos antes do envio. Você não vai esperar a véspera da data final para descobrir que também está com dificuldades para validar seus arquivos importados do seu sistema de gestão empresarial, certo? Para evitar descumprimento de prazos e eventuais sanções da Receita, listamos abaixo 7 erros comuns que as pessoas cometem ao gerar arquivos no sistema de escrituração digital, além de explicarmos como retificar as informações transmitidas em caso de equívocos! Leia e se previna de alguns dos mais corriqueiros erros no SPED Fiscal! O jogo dos 7 erros do SPED Fiscal

1- Não se atentar que a inserção do código de NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) só é exigida à empresa industrial ou equiparada

Tanto para quem vende quanto para quem compra do exterior, a classificação das mercadorias é essencial na determinação do IPI, bem como para a apuração de todos os demais tributos envolvidos no processo de importação ou exportação. Por consequência, essa classificação acaba repercutindo também no montante do PIS/PASEP, ICMS e COFINS. Ou seja, trata-se de informação fundamental ao SPED Fiscal. Aqui habitam, portanto, dois erros comuns no SPED Fiscal: o primeiro, quanto ao conteúdo, já que essa classificação deve ser feita pelo contribuinte e não costuma ser resolvida com uma simples olhada na legislação. Em caso de incorreto enquadramento na classificação fiscal e recolhimento a menor de tributos, a multa pode chegar a até 75% do tributo omitido.  Deve-se prestar muita atenção nesse detalhe.

Mas o segundo erro é também o mais comum: não perceber que a exigência da inserção dessa classificação é compulsória apenas às empresas industriais ou equiparadas:

“2. O campo COD_NCM é obrigatório:

2.1) para empresas industriais e equiparadas a industrial, referente aos itens correspondentes à atividade fim, ou quando gerarem créditos e débitos de IPI;

2.2) para contribuintes de ICMS que sejam substitutos tributários;

2.3) para empresas que realizarem operações de exportação ou importação.”

3. Não existe COD-NCM para serviços.”

Muitos pequenos empresários, ao tentarem importar e validar os dados de última hora no PVA (Programa Validador da Escrituração Fiscal Digital), com medo de perderem o prazo, acabam não lendo com atenção a legislação tributária, como a que delimita a obrigatoriedade de inserção de dados no campo COD_NCM apenas a empresas enquadradas nas situações acima. Não quebre a cabeça por desatenção!

2- Erros na correlação entre campos de base de cálculos, alíquotas e impostos

Uma falha na parametrização do seu sistema ERP pode ocasionar inconsistências na multiplicação entre base de cálculo e alíquota informada, gerando valores divergentes em relação ao valor real do imposto devido. Isso pode levar o Fisco a interpretar que a empresa agiu de má-fé.

3- Erros na totalização da Nota Fiscal Eletrônica – NFe

Mais um problema de implementar um ERP pensando apenas no valor final, esquecendo-se do seu potencial de coleta, agregação e fidelidade dos dados que trafegam dentro da empresa. Alguns ERPs legados podem não estar devidamente parametrizados, podem não estar plenamente integrados aos processos da empresa ou, simplesmente, podem não conseguir aglutinar todos os dados devidos para a totalização correta da Nota Fiscal Eletrônica – NFe. Isso também gerará problemas de validação dentro do SPED Fiscal.

Vale destacar, entretanto, que esses mesmos erros podem ocorrer por desatenção dos colaboradores que alimentam o sistema com relação a dados como frete, quantidades, valor unitário, etc. Integridade dados é fundamental para não ter trabalho com o SPED Fiscal.

4- Extravio/falhas na sequência dos documentos emitidos pela empresa

Como você já sabe, o procedimento para escrituração das notas fiscais eletrônicas canceladas é diferente das notas emitidas no SPED Fiscal, mas a correria para apresentar as obrigações ao Fisco faz com que muitos empresários não sejam tão meticulosos na contagem da sequência das notas. Esse gap na ordem dos documentos emitidos/cancelados facilita a omissão de receitas auferidas e é mais um ponto entre os possíveis erros no SPED Fiscal.

5- Código de origem dos itens em desacordo com a alíquota

O SPED Fiscal nasceu justamente para integrar os Fiscos em diferentes esferas, bem como para facilitar a identificação de indícios de sonegação. Com propósitos como esses, é evidente que qualquer divergência entre a origem dos itens e sua respectiva alíquota não será perdoada.

6- Desatualização do empresário com as alterações na legislação

Caso da extinção de alguma NCM, que não foi devidamente observada pelo empresário que está prestes a enviar informações ao Fisco ou de uma nova correlação entre um determinado código e uma nova alíquota de IPI, por exemplo.

7- Preenchimento manual dos dados no SPED Fiscal por falta de sistema de gestão empresarial (ERP)

Eis o mais imperdoável dos erros de envio do SPED Fiscal. Em uma era de extrema competitividade e de processos cada vez mais digitalizados, não ter um sistema de gestão empresarial (e insistir em manter-se refém de armazenamento de notas fiscais físicas, Declaração de Importação – DI, Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, entre outras centenas de papeis que se acumulam e se deterioram) é quase como assinar o atestado de óbito da empresa por livre-arbítrio.

Com o modelo de aquisição de softwares por assinatura (Software como Serviço – SaaS), até os pequenos empresários podem dispor de um ERP a baixo custo, evitando a imensa dificuldade de preencher à mão todos os dados exigidos pelas prolixas telas do SPED Fiscal. Basta a troca de um número e certamente haverá erros de validação. Mais fácil ir em busca de um sistema de ponta em gestão empresarial.

Como retificar os dados incorretos do SPED Fiscal?

Não sabe como retificar os dados do SPED Fiscal? A resposta pode ser encontrada na Portaria CAT 147, de 2009, com as devidas alterações, da Secretaria da Fazenda de SP, que reflete de forma bastante didática as determinações do Ajuste SINEF 2/2009 (atualizado pelo Ajuste SINEF 11/2012).

De forma geral, a legislação determina que:

1 – Até o último dia do terceiro mês subsequente ao encerramento do mês da apuração (até 90 dias, portanto), não é necessária a autorização da Secretaria da Fazenda;

2 – Após este prazo e nas hipóteses em que o erro relacionado ao ICMS não puder ser saneado por meio de lançamentos corretivos, retificações somente serão possíveis mediante autorização da Secretaria da Fazenda.

Quanto à forma, as correções nos dados de escrituração digital podem ser feitas nos mesmos moldes da prestação de contas original, através da geração e envio de novo arquivo digital gerado em substituição ao último arquivo da EFD regularmente recepcionado, relativo ao mesmo período de referência.

A aproximação do dia 20 significa fechamento das obrigações tributárias do mês anterior. Mas nada de ter problemas de compliance fiscal por desatenção, ok? Aliás, aproveitando o ensejo, você já cometeu alguns dos erros no SPED Fiscal listados acima? Conte-nos como resolveu, bem como outros erros que tem encontrado no processo de validação mensal!

Não deixe de conferir também os 5 motivos pelos quais você não deve ignorar SPED fiscal.