5 motivos para você não ignorar SPED fiscal!

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) já faz parte da realidade das empresas brasileiras e, por isso, não pode mais ser deixado de lado pelas organizações, que podem vir a sofrer diversas penalidades caso não façam o SPED de forma correta ou não providenciem a sua entrega.

Se você ainda tem o pé atrás com o SPED Fiscal, esse artigo foi feito para você! Leia até o final e veja quais são seus benefícios e as implicações legais que podem ser aplicadas para quem não seguir as novas regras.

Indice

Eficiência e redução de custos

Com a implantação do SPED Fiscal, tanto as empresas quanto o governo saem ganhando, a partir do momento que ambos se adequam corretamente ao novo sistema. Essa adequação ainda está começando, mas, em pouco tempo, essa nova forma de transmitir dados irá desburocratizar a fiscalização das empresas no Brasil.

Como os arquivos com diversas papeladas não serão mais necessários, já que serão substituídos por documentos digitais, o SPED faz com que a empresa não tenha mais a necessidade de preparar, movimentar, imprimir e organizar tantos documentos em papel. Todos eles podem ser organizados em pastas, de forma segura e com todas as informações necessárias já unificadas.

E, como o SPED Fiscal é feito totalmente de forma eletrônica, ele desburocratiza todo o processo de envio de documentos, diminui os custos com a impressão de documentos e a movimentação deles pelos seus funcionários, que antes precisavam ir de um lugar a outro para levar toda a documentação exigida para a fiscalização.

Com o SPED Fiscal, nada mais disso é necessário, o que proporciona maior agilidade e simplifica a prestação de contas. Isso torna a burocracia bem menor e mais simples na hora da fiscalização. O SPED Fiscal também é muito vantajoso para a Receita Federal, que não precisa mais enviar agentes nas empresas já que toda a análise documental é feita de forma eletrônica. Isso torna todo o processo mais simples e faz com que o governo economize recursos e faça uma fiscalização mais rápida e efetiva.

Padronização da documentação

Como a prestação de contas por parte das empresas será feita de forma totalmente digital, o que garante que o governo receberá todas as informações de todas as empresas de forma padronizada, o que permite um melhor acompanhamento da contabilidade das organizações por parte da Receita Federal.

Dessa forma, o SPED Fiscal garante ao Fisco um maior controle, de forma a evitar fraudes e sonegações fiscais por parte das empresas.

Transmissão segura das informações

Uma das grandes vantagens trazidas pelo SPED Fiscal é a segurança das informações que o sistema proporciona às empresas. Assim, empresários, contadores e donos de negócio passam a utilizar o certificado digital para enviar os seus dados.

Com a certificação digital, cada empresa usa uma assinatura eletrônica própria, que diminui a ocorrência de fraudes e a criação de empresas fantasmas, o que é bom para o contribuinte e também para a Receita Federal.

Penalidades pela falta de entrega do SPED Fiscal

A empresa que deixar de fazer a entrega do SPED Fiscal estará sujeita a multas e penalidades da Receita Federal e, também, do Fisco estadual, porque a não apresentação do SPED mostra para o governo que a empresa não possui uma escrituração fiscal.

Nos casos de omissão ou atraso na entrega, ainda não existe uma multa automática por parte da Receita, que incumbiu essa tarefa a cada estado da federação. Cada estado deve também fazer a conferência, cobrança e controle, no caso de atrasos e omissões na entrega do SPED Fiscal e a fiscalização dos arquivos entregues para verificar possíveis irregularidades.

Porém, caso alguma inconsistência ou discrepância seja encontrada entre a documentação enviada e a base de dados da Receita Federal, um fiscal federal será designado para verificar se há problemas na empresa ou se foi apenas um erro ou deslize na hora do preenchimento do SPED Fiscal.

Organização fiscal através de um ERP

Apesar de ser um sistema que veio com o objetivo de facilitar a vida das empresas brasileiras, o SPED Fiscal acaba exigindo que todas as áreas do seu negócio estejam interligadas e totalmente integradas para que as informações sejam coerentes e organizadas, de forma a evitar problemas com o Fisco.

Justamente por isso, é interessante que as empresas invistam em um sistema de gestão ou ERP (que vêm do inglês Enterprise Resource Planning), uma tecnologia eficiente que cruza todos os dados de diversos departamentos da sua empresa, de forma a organizar toda a sua atividade e se assegurar de que nenhuma informação irá ficar de fora do SPED Fiscal, evitando possíveis punições e multas desnecessárias.

O ERP consegue garantir o armazenamento e a centralização de todos os documentos e notas fiscais emitidas para sua empresa ou para os seus clientes, de forma que tudo fique organizado e pronto para ser transmitido ao SPED sem erros nem inconsistências.

Dessa forma, todos saem ganhando: a sua empresa, que fica em dia com todas as obrigações fiscais; o seu contador, que terá toda a documentação necessária organizada; e o empreendedor, que consegue localizar, analisar, conferir e imprimir documentos a qualquer hora, de qualquer lugar.

Portanto, com essa ferramenta a sua empresa, independentemente de seu porte, conseguirá manter a organização de documentos, notas fiscais, dados importantes de colaboradores de forma eficiente, sem o risco de vazamento de informações nem de possíveis “esquecimentos” na hora de enviar a documentação para o SPED Fiscal.

E então, o que você pensa sobre o SPED Fiscal? Ficou alguma dúvida sobre o assunto? Fique de olho nos conteúdos da ADV Tecnologia e esteja sempre atualizado sobre as novidades na área de tecnologia fiscal e contábil!